Im Jahr 2004 wurde der Aufbau von Strukturen zielorientierter Planung und Steuerung auf der Basis einer Kosten– und Leistungsrechnung (KLR) für den gesamten Auswärtigen Dienst abgeschlossen. Die KLR fügt sich in die Reformbestrebungen der Bundesregierung zur Modernisierung der Bundesverwaltung („Schlanker Staat“) ein, die den Einsatz betriebswirtschaftlicher Instrumente in der Bundesverwaltung vorsehen. Nach Abschluss der Aufbauphase wird das System derzeit kontinuierlich an den Steuerungsbedarf im Auswärtigen Amt angepasst sowie fortlaufender Prozessoptimierung unterzogen.

Für den Auswärtigen Dienst stellt sich die Herausforderung, die begrenzten Ressourcen effektiv und effizient einzusetzen und seine Arbeit auf die primären Aufgabenbereiche zu fokussieren. Hierbei bieten KLR und das operative Controlling gezielte Unterstützung. Die im Auswärtigen Dienst praktizierte Kosten- und Leistungsrechnung gewährleistet die systematische, ergebnisorientierte Erfassung aller Kosten und Leistungen der Arbeitseinheiten weltweit. Neben präzisen Informationen zu den Kosten des Auswärtigen Dienstes, seinem weltweiten Netz von Auslandsvertretungen und den Kosten seiner vielfältigen Aufgabenwahrnehmung liefern die Daten auch Grundlagen für Kosten- und Leistungsvergleiche (Benchmarking). Diese dienen dazu, die zentrale Aufbau- und Ablauforganisation wie z.B. bei der Pass- und Visaausstellung zu optimieren. KLR- und operative Controllinginformationen werden auch für die Bemessung und Anpassung der Personalstruktur der Auslandsvertretungen im Rahmen der weltweiten Personalplanung genutzt.