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Digitalisierung gemeinsam voranbringen

Visualisierung des AA-Projekts mit Tech4Germany

Visualisierung des AA-Projekts mit Tech4Germany, © Auswärtiges Amt

22.10.2019 - Artikel

6 Digitalisierungsprojekte, 10 Wochen Zeit: In den vergangenen Wochen arbeiteten junge Hochschulabsolventinnen und -absolventen mit technischer und digitaler Expertise mit Bundesbehörden zusammen, um digitale Projekte umzusetzen. Am 21. Oktober stellten sie einem breiten Publikum die Ergebnisse vor.

Die sechs von Tech4Germany mit Behörden durchgeführten Digitalisierungsprojekte in diesem Jahr wurden am 21. Oktober im Auswärtigen Amt vorgestellt. Staatssekretärin Antje Leendertse hob dabei die Bedeutung der Digitalisierung für eine global arbeitende Behörde heraus und dankte den sog. Fellows für ihr Engagement, ihren Gestaltungswillen und ihre Dynamik.

Staatssekretärin Leendertse spricht bei Abschlussveranstaltung der Projekte mit Tech4Germany
Staatssekretärin Leendertse bei Abschlussveranstaltung der Projekte mit Tech4Germany© Auswärtiges Amt

Deutliche Verbesserungen in kurzer Zeit

Die Projekte decken eine weite Bandbreite ab. So wurde durch ein neues Konzept für die Bearbeitung elektronischer Rechnungen die Bearbeitungszeit von 28 auf 5 Minuten pro Rechnung reduziert. Ein anderes Projekt erstellte ein Konzept für eine umfassende Informationsseite zu beruflichen Weiterbildungen, die auch Informationen zu möglichen Finanzierungen auf den Nutzerinnen und Nutzer zuschneidet. In wenigen Wochen konnten so Lösungen erarbeitet werden, die eine deutlich effizientere Arbeit in der Verwaltung ermöglichen oder den Bürgerinnen und Bürgern einen einfacheren Zugang zu Informationen bieten.

Rotationsportal: Das Projekt im Auswärtigen Amt

Mit dem Auswärtigen Amt wurde ein Projekt zur besseren Organisation der ca. 2.000 jährlichen Versetzungen durchgeführt. Bei der Versetzung stellt sich für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Vielzahl an Fragen. Welche Schulen gibt es? Welche Regeln gelten für die Arbeitsaufnahme von Ehepartnerinnen oder -partnern? Und welche Impfungen braucht der Familienhund?

Daneben ist jeder Umzug auch mit viel Bürokratie verbunden - von Fragebögen über Erklärungen bis zu Anträgen, die bei verschiedenen Stellen einzureichen sind. Das alles führt im praktischen Beispiel schnell zu einer 200-seitigen Umzugsakte und vielen Stunden Arbeit. In dem Projekt wurde ein einheitliches Portal erstellt, das eine einfachere Übersicht erlaubt und Zugriff auf alle notwendigen Formulare zentral ermöglicht. 2.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jährlich werden dies zu schätzen wissen!

Pinnwand voller Post-its zum Brainstorming für das Projekt des AA mit Tech4Germany
Brainstorming für das Projekt des AA mit Tech4Germany© Auswärtiges Amt

Warum die regelmäßigen Versetzungen?

Angesichts des damit verbundenen Aufwandes kommt häufig die Frage auf, warum die Rotation notwendig ist. Aber eine Vielzahl an Gründen sprechen für den regelmäßigen Posten-Wechsel von Diplomatinnen und Diplomaten:

Die Diplomatinnen und Diplomaten sollen Expertise nicht nur in einem Land sondern über viele Länder und verschiedene Kulturen sammeln - denn Lösungen für Konflikte und globale Fragen brauchen oft auch die Betrachtung über ein Land hinaus. Auch kehren die Diplomatinnen und Diplomaten regelmäßig für einige Jahre nach Deutschland zurück, können dabei ihre im Ausland gesammelten Erfahrungen in der Zentrale des Auswärtigen Amts einbringen und bei der nächsten Versetzung ins Ausland wieder aktuelle Eindrücke aus Deutschland mitnehmen, um Deutschland im Gastland zu vertreten.

Daneben wird durch den regelmäßigen Wechsel auch möglicher Korruption vorgebeugt. Und nicht zuletzt sind die Verhältnisse an den Auslandsvertretungen sehr unterschiedlich. Durch die Rotation findet hier ein Ausgleich statt. Alle gehen mal an einen schwierigeren, mal an einen angenehmeren Posten. Die diplomatischen Dienste der meisten Länder setzen aus denselben Gründen ebenfalls auf die Rotation.

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