Willkommen auf den Seiten des Auswärtigen Amts

Beglaubigung / Legalisation / Apostille / Beschaffung von Urkunden

13.11.2017 - FAQ

Nachfolgend finden Sie eine Aufstellung von Fragen, die zur Verwendung von Urkunden oft an das Auswärtige Amt gestellt werden. Der leichteren Verständlichkeit wegen wurde bei der Darstellung der Antworten auf die Verwendung juristischer Fachbegriffe wenn möglich verzichtet. Eine ausführliche Darstellung des kompletten Sachgebietes finden Sie hier:

FAQ

Sollen deutsche öffentliche Urkunden im Ausland verwendet werden, so gibt es hierfür die Möglichkeit einer Legalisation der Urkunde. Dies gilt nicht, wenn die Legalisation durch eine völkerrechtliche Vereinbarung ausgeschlossen und ggf. durch eine Apostille ersetzt wird. Ob eine Legalisation erforderlich ist, erfahren Sie von der ausländischen Stelle, bei der die deutsche Urkunde vorgelegt werden soll. Die Legalisation wird von der diplomatischen oder konsularischen Vertretung des betreffenden ausländischen Staates in Deutschland vorgenommen.
Für welche Länder Sie statt der Legalisation eine Apostille benötigen und weitere Informationen finden Sie unter:

Die Legalisation bestätigt die Echtheit der Unterschrift und die Befugnis des Ausstellers einer Urkunde. Sie wird durch den Konsularbeamten des Staates vorgenommen, in dem die Urkunde verwendet werden soll.
Für Urkunden aus vielen Staaten ist wechselseitig eine Legalisation aufgrund völkerrechtlicher Verträge nicht erforderlich oder sie wird durch die "Haager Apostille" ersetzt.

Die "Haager Apostille" ist - ebenso wie die Legalisation - die Bestätigung der Echtheit der Unterschrift und die Befugnis des Ausstellers einer Urkunde. Sie wird jedoch - anders als bei der Legalisation - von einer dazu bestimmten Behörde des Staates, durch den die Urkunde ausgestellt wurde, erteilt, nach festgelegtem Muster des zugrundeliegenden Haager Übereinkommens.
Eine Beteiligung der Konsularbeamten des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll, ist dann nicht vorgesehen.

Urkunden werden für vielfältige Verfahren benötigt und müssen verlässlich sein. Mit dem Apostille-Verfahren bzw. einer Legalisation einer Urkunde wird die Echtheit der Unterschrift des Ausstellers und seine Befugnis zur Ausstellung bestätigt und damit ihr Beweiswert in diesem besonderen Verfahren festgestellt. Dies geschieht je nach Land entweder durch eine Apostille oder eine Legalisation. Wird darauf zwischen bestimmten Ländern verzichtet, zeugt dies von einem verlässlichen und bekannten Urkundswesen.

Auf der unten eingestellten Seite können Sie unter "Deutsche öffentliche Urkunden zur Verwendung im Ausland" einsehen, ob Sie für Ihre deutschen Urkunden eine Apostille oder Legalisation einholen müssen oder ob bilaterale Abkommen greifen.

In Zweifelsfällen kann eine telefonische Anfrage bei einer Auslandsvertretung des Landes, in welchem die Urkunde verwendet werden soll, weiterhelfen.

Für deutsche Urkunden wird die "Haager Apostille" von einer dazu bestimmten deutschen Behörde ausgestellt. Diese sind je nach Bundesland unterschiedlich. Auf der nachfolgend eingestellten Seite können Sie unter "Deutsche öffentliche Urkunden zur Verwendung im Ausland" nachsehen, bei welcher Behörde Sie die Apostille bekommen.

Die Legalisation wird in Deutschland von der zuständigen Auslandsvertretung des Landes vorgenommen, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Üblicherweise wird zu diesem Zweck eine Vorbeglaubigung der Urkunde durch deutsche Stellen verlangt, gelegentlich auch eine weitere Beglaubigung, die als Endbeglaubigung (oder auch als Überbeglaubigung) bezeichnet wird. Auf der nachfolgend eingestellten Seite können Sie sich unter "Deutsche öffentliche Urkunden zur Verwendung im Ausland" hierüber informieren.

Das Auswärtige Amt nimmt keine Über- oder Endbeglaubigungen mehr vor und hat die Erteilung der Endbeglaubigung deutscher Urkunden auf das Bundesverwaltungsamt übertragen (Anordnung vom 21. Februar 1969).

Das Bundesverwaltungsamt kann nur dann die Endbeglaubigung erteilen, wenn die Urkunde von der zuständigen Stelle vorbeglaubigt wurde. Weitere Informationen finden Sie unter:

Sollen ausländische öffentliche Urkunden in Deutschland verwendet werden, so gibt es hierfür die Möglichkeit einer Legalisation durch die deutsche Auslandsvertretung im Errichtungsstaat („Herkunftsland“)  der Urkunde. Dies gilt nicht, wenn die Legalisation durch eine völkerrechtliche Vereinbarung ausgeschlossen und ggf. durch eine Apostille ersetzt wird. In einigen Ländern tritt an die Stelle der Legalisation die Überprüfung der Urkunden im Rahmen der Amtshilfe.

Entscheidend dafür, welches Verfahren zur Anwendung kommt, ist also der Ausstellerstaat der  jeweiligen öffentlichen Urkunde. Weitere Informationen finden Sie auf der nachfolgend eingestellten Seite unter "Ausländische öffentliche Urkunden zur Verwendung in Deutschland".

Die Legalisation bestätigt die Echtheit der Unterschrift und die Befugnis des Ausstellers einer Urkunde. Sie wird durch den Konsularbeamten des Staates vorgenommen, in dem die Urkunde verwendet werden soll.
Für Urkunden aus vielen Staaten ist wechselseitig eine Legalisation aufgrund völkerrechtlicher Verträge nicht erforderlich oder sie wird durch die "Haager Apostille" ersetzt.

Die "Haager Apostille" ist - ebenso wie die Legalisation - die Bestätigung der Echtheit der Unterschrift und die Befugnis des Ausstellers einer Urkunde. Sie wird jedoch - anders als bei der Legalisation - von einer dazu bestimmten Behörde des Staates, durch den die Urkunde ausgestellt wurde, erteilt, nach festgelegtem Muster des zugrundeliegenden Haager Übereinkommens.
Eine Beteiligung der Konsularbeamten des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll, ist dann nicht vorgesehen.

Urkunden werden für vielfältige Verfahren benötigt und müssen verlässlich sein. Mit dem Apostille-Verfahren bzw. einer Legalisation einer Urkunde wird die Echtheit der Unterschrift des Ausstellers und seine Befugnis zur Ausstellung bestätigt und damit ihr Beweiswert in diesem besonderen Verfahren festgestellt. Dies geschieht je nach Land entweder durch eine Apostille oder eine Legalisation. Wird darauf zwischen bestimmten Ländern verzichtet, zeugt dies von einem verlässlichen und bekannten Urkundswesen.

Auf der nachfolgend eingestellten Seite können Sie unter "Ausländische öffentliche Urkunden zur Verwendung in Deutschland" unter "Haager Apostille" erfahren, ob Ihre Urkunde mit einer Apostille in Deutschland anerkannt wird:

Die "Haager Apostille" ist ein Vermerk nach einem bestimmten Muster, festgelegt im Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 5. Oktober 1961. Sie bestätigt die Echtheit der Unterschrift und die Befugnis zur Ausstellung einer öffentlichen Urkunde, die hierfür im Original vorgelegt werden muss.
Die Anschrift der jeweils zuständigen Apostille-Behörde kann Ihnen üblicherweise die Stelle mitteilen, von der die Urkunde stammt. Andernfalls wenden Sie sich bitte an die Justizverwaltung oder die Standesamtsaufsicht des Bezirks, in dem die Urkunde ausgestellt wurde.
Auch die zuständige deutsche Auslandsvertretung verfügt meist über Informationen auf ihrer Internet-Seite oder über ein Merkblatt, in dem die Anschriften der Apostille-Behörden und ergänzende Hinweise zum Verfahren enthalten sind.
Außerdem sind die Apostille-Behörden auf der Webseite der Haager Konferenz veröffentlicht:

Treten bei dem Vorhaben, sich die "Haager Apostille" aus dem Ausland zu beschaffen, sprachliche oder andere Schwierigkeiten auf, die einen unmittelbaren Kontakt mit der zuständigen Behörde im Ausland unmöglich machen, so kann unter Umständen die örtlich zuständige deutsche Auslandsvertretung weiterhelfen. Diese kann jedoch nur für deutsche Staatsangehörige tätig werden. Ob eine Auslandsvertretung diesen Service anbietet, sollte vor Übersendung der Urkunden direkt mit dieser abgeklärt werden.

Die Beschaffung der "Haager Apostille" für Urkunden ist eine gebührenpflichtige Amtshandlung. Die Gebühren sowie die entstandenen Auslagen (Gebühren der örtlichen Behörde) sind vom Antragsteller zu erstatten. Bei der Einholung der "Haager Apostille" ist oft auch mit langen Wartezeiten zu rechnen. Die deutsche Auslandsvertretung hat keinen Einfluss auf die Bearbeitungsdauer bei den Behörden des Empfangsstaates.

Es gibt auch verschiedene Dienstleister, die die Beschaffung der Apostille kostenpflichtig übernehmen.

Die Legalisation wird durch die zuständige deutsche Auslandsvertretung in dem Land vorgenommen, in dem die Urkunde ausgestellt wurde.

Für die Legalisation von Urkunden gelten folgende allgemeine Grundsätze:

  • Die ausländischen Urkunden müssen in aller Regel im Original vorgelegt werden, Kopien genügen meistens auch dann nicht, wenn sie beglaubigt sind (Eine Ausnahme besteht u.a. dann, wenn die beglaubigte Kopie von der Stelle gefertigt wurde, welche auch die Originalurkunde ausgestellt hat).
  • In den meisten Staaten ist die Legalisation von Urkunden nur möglich, wenn sie zuerst durch das Außenministerium oder andere Behörden des Ausstellerstaates beglaubigt worden sind. Wenn nach Auskunft der deutschen Auslandsvertretung eine Vorbeglaubigung und ggfs. Überbeglaubigung der Urkunden erforderlich ist, so wenden Sie sich bitte unmittelbar an die hierfür zuständige Stelle. Urkunden, die mit einer automatisierten Unterschrift erstellt wurden, können nur dann legalisiert werden, wenn zunächst entweder die handschriftliche Unterschrift nachgeholt oder das Dokument von der ausstellenden Behörde manuell beglaubigt wurde.
  • Der Antrag auf Legalisation von Urkunden muss bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung eingereicht werden. Hierbei ist auch der Bezug zum deutschen Rechtsverkehr darzulegen, also z.B. die Mitteilung einer deutschen Behörde, dass für ein konkretes Anliegen Urkunden in legalisierter Form benötigt werden (bei einer Anmeldung zur Eheschließung wird vom Standesbeamten oftmals ein "Laufzettel" ausgehändigt).
  • Falls der Urkundeninhaber nicht selbst bei der Auslandsvertretung vorsprechen kann, etwa weil er sich in Deutschland aufhält, können Antrag und Urkunde auch übersandt werden. Der Antrag kann auch durch Verwandte oder Bekannte vor Ort eingereicht werden, wenn diese hierzu ordnungsgemäß bevollmächtigt wurden. In allen diesen Fällen sollte dem Antrag eine Kopie des Reisepasses oder eines sonstigen Identitätsnachweises beigefügt werden.
  • Falls der Postweg nicht zuverlässig genug erscheint, um Antrag und Urkunden an die deutsche Auslandsvertretung zu übersenden, sollte einer der international tätigen, kommerziellen Kurierdienste beauftragt werden.
  • Für die Legalisation werden von den Auslandsvertretungen Gebühren und Auslagen nach dem Auslandskostengesetz erhoben. Die Gebühr beträgt z.Zt. 25,- bis 85,- Euro pro Urkunde. Kann die Legalisation nicht erfolgen, etwa weil sich die Urkunde als falsch erwiesen hat, fällt eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 75% an.

Nähere Auskünfte zum Legalisationsverfahren erteilt die zuständige deutsche Auslandsvertretung, in deren konsularischem Amtsbezirk die Urkunde ausgestellt worden ist. Auch auf den Webseiten der deutschen Auslandsvertretungen finden Sie meist schon Hinweise zum Legalisationsverfahren.

Einige Auslandsvertretungen haben in zahlreichen früheren Fällen feststellen müssen, dass in ihrem Amtsbezirk oft Urkunden falschen Inhalts oder Urkunden, die von nicht berechtigten Stellen ausgestellt wurden, auftauchen. Die Voraussetzungen für die Legalisation sind in diesen Ländern daher nicht mehr gegeben.

Die deutschen Auslandsvertretungen haben daher mit Billigung des Auswärtigen Amtes die Legalisation für Urkunden aus einigen Ländern ausgesetzt. Die deutsche Behörde kann die jeweils zuständige deutsche Auslandsvertretung jedoch im Rahmen der Amtshilfe im Einzelfall bitten zu überprüfen, ob der bescheinigte Sachverhalt zutrifft um dadurch die Entscheidung der Inlandsbehörde über den Beweiswert der Urkunden in Deutschland zu erleichtern.

Zu den hiervon betroffenen Ländern finden Sie auf der nachfolgend eingestellten Seite genauere Hinweise.

Deutsche Behörden oder Gerichte, die Urkunden (etwa für die Anmeldung zur Eheschließung oder die Anlegung eines Familienbuchs) aus einem Land benötigen, für das das Legalisationsverfahren eingestellt wurde, können eine solche Überprüfung verlangen. Die Inlandsbehörde, die eine Überprüfung der ausländischen Urkunde wünscht, richtet ein Amtshilfeersuchen an die zuständige deutsche Auslandsvertretung. Dazu muss sie die ausländische Urkunde im Original beifügen, konkrete Fragen stellen oder um Globalüberprüfung ersuchen, und im Verhältnis zur Auslandsvertretung die Übernahme der dabei entstehenden Auslagen zusagen. Die Behörde kann ihrerseits diese Auslagen dem Urkundeninhaber in Rechnung stellen. Die Auslagen entstehen dadurch, dass die deutschen Auslandsvertretungen die gewünschten Überprüfungen nicht ausschließlich mit eigenem Personal durchführen können, sondern sich regelmäßig auch auf die Erkundigungen von Vertrauensanwälten und sonstigen Vertrauenspersonen stützen müssen. Je nach Zeitaufwand der Prüfung sind Auslagen zu erstatten, die sich auf mehrere hundert Euro belaufen können. Die inländischen Behörden können zur Übermittlung ihrer Amtshilfeersuchen an die deutsche Auslandsvertretung den amtlichen Kurierweg des Auswärtigen Amts mitbenutzen. Privatpersonen können diesen Kurierweg hingegen nicht in Anspruch nehmen.

Einzelheiten zum Prüfverfahren können den Merkblättern der zuständigen deutsche Auslandsvertretung entnommen werden.

Dem Auswärtigen Amt ist bewusst, dass die Überprüfung ausländischer Urkunden wegen der unausweichlich zeitaufwändigen Bearbeitung für die Betroffenen eine erhebliche Belastung bedeuten kann.

Informationen zu den Möglichkeiten der Beschaffung von Urkunden, notariellen und gerichtlichen Dokumenten etc. aus dem Ausland erhalten Sie über die Webseite der zuständigen deutschen Auslandsvertretung. Falls die zuständige Auslandsvertretung diese Informationen ausnahmsweise nicht online anbietet oder für den Fall, dass Sie darüber hinaus weitere Fragen haben, nehmen Sie bitte direkten Kontakt zur zuständigen deutschen Auslandsvertretung auf.

Die Beschaffung von Dokumenten in Zusammenhang mit genealogischen Nachforschungen gehört nicht zu den Aufgaben der deutschen Auslandsvertretungen. Hinweise und Hilfestellung kann möglicherweise die Deutsche Arbeitsgemeinschaft Genealogischer Verbände e.V. geben.

Bitte beachten Sie, dass die Beschaffung von Urkunden, notariellen und gerichtlichen Dokumenten etc. durch die zuständige deutsche Auslandsvertretung nur dann erfolgt, wenn diese nicht auf zumutbare Weise durch Sie selbst oder durch einen privaten örtlichen Dienstleister beschafft werden können und die Auslandsvertretung nach örtlichem Recht in dieser Hinsicht tätig werden darf. Zudem dürfen Urkunden bzw. sonstige Dokumente nur für deutsche Staatsangehörige beschafft werden.

Der Antragsteller muss darüber hinaus ein berechtigtes Interesse an der Ausstellung der Urkunde bzw. des Dokumentes nachweisen und in der Lage sein, detaillierte Angaben (vollständige Namen der Beteiligten, Ort, Datum, wenn möglich Registernummer des Personenstandsfalls) zu machen.

Die Beschaffung von Personenstandsurkunden durch eine deutsche Auslandsvertretung ist eine gebührenpflichtige Amtshandlung. Gebühren (zur Zeit 15,- bis 100,- Euro) und Auslagen (z.B. Gebühren der örtlichen Behörden, Portokosten etc.) sind vom Antragsteller zu erstatten.

Das Auswärtige Amt selbst verfügt nicht über Informationen zur Beschaffung von Personenstandsurkunden aus dem Ausland und kann Ihnen darüber hinaus leider auch nicht bei deren Beschaffung behilflich sein. Auch die Weiterleitung von Schreiben an die zuständige deutsche Auslandsvertretung oder eine ausländische Stelle durch das Auswärtige Amt ist nicht möglich, da der amtliche Kurierweg zwischen dem Auswärtigen Amt und seinen Auslandsvertretungen ausschließlich der Beförderung der amtlichen Korrespondenz gemäß den Wiener Übereinkommen über diplomatische bzw. konsularische Beziehungen dient und Dritten nicht offen steht. Bitte versenden Sie Ihre Anfragen deshalb auf dem regulären Postweg bzw. mit einem privaten Kurierdienst.

Übersetzungen zu fertigen, gehört nicht zu den üblichen Aufgaben einer deutschen Auslandsvertretung. Bitte wenden Sie sich an ein Übersetzerbüro.

Adressen geeigneter Übersetzerbüros finden Sie im Internet. Häufig hält auch die zuständige deutsche Auslandsvertretung eine Liste mit Übersetzern bereit. Die Inanspruchnahme eines Übersetzerbüros ist selbstverständlich gebührenpflichtig.

Anschriften von in Deutschland öffentlich bestellten oder allgemein beeidigten oder ermächtigten Übersetzern können über die folgende Datenbank ermittelt werden:

Übersetzungen gelten als Sachverständigenleistungen, nicht als öffentliche Urkunden und können daher durch die deutsche Auslandsvertretung grundsätzlich nicht beglaubigt werden. Allenfalls könnte - sofern die Voraussetzungen hierfür vorliegen - die Unterschrift des Übersetzers beglaubigt werden. Die Bestätigung der Richtigkeit und ggf. Vollständigkeit einer Übersetzung wäre mit einer Unterschriftsbeglaubigung aber nicht verbunden.

Von deutschen Behörden wird meist eine Übersetzung von fremdsprachigen Urkunden gefordert. Diese Übersetzung soll nach Möglichkeit von einem in Deutschland öffentlich beeidigten oder anerkannten Übersetzer gefertigt werden. Ob eine im Ausland gefertigte Übersetzung in Deutschland verwendet werden kann, entscheidet die jeweilige Behörde in eigenem Ermessen.

Anschriften von in Deutschland öffentlich bestellten oder allgemein beeidigten oder ermächtigten Übersetzern können über die folgende Datenbank ermittelt werden.

Die Ausübung bestimmter Berufe (z. B. Rechtsanwalt, Wirtschaftsprüfer, Lehrer, Physiotherapeut, Arzt, Krankenschwestern/Krankenpfleger, Hebammen, Apotheker, Architekten) ist in Deutschland an den Besitz bestimmter Befähigungsnachweise gebunden. Ob Ihre im Ausland erworbene Berufsqualifikationen für die Ausübung der von Ihnen angestrebten Tätigkeit in Deutschland ausreicht, müssen Sie von der für die Anerkennung der jeweiligen Qualifikation zuständigen Stelle prüfen lassen.

Seit April 2012 haben Zuwanderer einen Rechtsanspruch, prüfen zu lassen, ob ihr im Ausland erworbener Berufsabschluss einem deutschen Abschluss entspricht.

Weitere Informationen zum Thema Anerkennung von Berufsabschlüssen finden Sie auf den folgenden Webseiten:

Anerkennung in Deutschland

Das Informationsportal für ausländische Berufsqualifikationen

Wird mein ausländischer Abschluss in Deutschland anerkannt?

Für die Anerkennung von Abschlüssen und Studienleistungen zum Zweck des Hochschulzugangs und des Zugangs zu weiterführenden Studien sind die deutschen Hochschulen zuständig. Für die dortige Bewertung ausländischer Hochschulzugangsqualifikationen gibt die Zentralstelle für Ausländisches Bildungswesen (ZAB) der Kultusministerkonferenz (KMK) länderspezifische Empfehlungen heraus. Diese können in der ZAB-Datenbank (Rubrik "Zeugnisbewertungen") eingesehen werden.

Die Anerkennung ausländischer Bildungsnachweise für die Aufnahme eines Berufes obliegt den Anerkennungsstellen in dem deutschen Bundesland, in welchem ein Bewerber seinen Wohnsitz hat oder nehmen möchte. Das von der Bundesregierung beschlossene "Gesetz zur Verbesserung der Feststellung und Anerkennung im Ausland erworbener Berufsqualifikationen", das am 1. April 2012 in Kraft getreten ist, erleichtert die Anerkennung von im Ausland erworbener Berufsqualifikationen. Das Bundesgesetz weitet die Ansprüche auf Bewertung ausländischer Berufsqualifikationen im Zuständigkeitsbereich des Bundes beträchtlich aus und schafft möglichst einheitliche und transparente Verfahren; u.a. bringt es den Rechtsanspruch auf ein Bewertungsverfahren für die rund 350 nicht reglementierten Berufe (Ausbildungsberufe im dualen System nach dem Berufsbildungsgesetz und im Handwerk) mit sich. Mehr darüber finden Sie auf der Seite "Anerkennung in Deutschland" des Bundesinstituts für Berufsbildung, in der ZAB-Datenbank (in der Rubrik "Dokumente" bzw. "Zuständige Stellen in Deutschland") und auf der Webseite des Bundesministeriums für Bildung und Forschung.

Im Übrigen stellt die ZAB seit dem 4. Januar 2010 kostenpflichtig auch Zeugnisbewertungen (keine Anerkennung) für private Antragsteller auf der Grundlage der so genannten Lissabon-Konvention aus. Nähere Informationen über Inhalte und den möglichen Verwendungszweck der Bescheinigung sowie das Antragsformular finden Sie auf der Webseite der KMK.

Ausführliche Informationen zur Anerkennung ausländischer Schul- und Hochschulabschlüsse im akademischen und beruflichen Bereich finden Sie auf der Webseite der ZAB der Kultusministerkonferenz.

Weitere Informationen

nach oben