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Fragen und Antworten zum Fördermittelportal
Allgemeines zur Förderung
FAQ
Eine Förderung kann grundsätzlich jede antragstellende Organisation oder Einzelperson erhalten, sofern:
- das Vorhaben den förderfähigen Themenbereichen des Auswärtigen Amts zugeordnet werden kann,
- ein erhebliches Interesse des Bundes an der Zielerreichung besteht und
- die antragstellende Person sicherstellt, dass die Mittel wirtschaftlich und sparsam verwendet werden.
Eine Förderung im Rahmen einer Zuwendung setzt voraus, dass die Maßnahmen eigenverantwortlich geplant und umgesetzt werden. Es müssen vorrangig eigene Mittel für diese Maßnahmen einsetzt. Es muss sichergestellt werden, dass die Finanzierung der satzungsgemäßen Aufgaben der Organisation nur durch eigene Mittel gewährleistet ist.
Die Bewilligung erfolgt erst nach einer gründlichen Prüfung des eingereichten Förderantrags und setzt voraus, dass alle Bedingungen und Fördervoraussetzungen erfüllt sind. Die jeweils geltenden Auflagen lassen sich der Fördermittelseite entnehmen.
Die Förderlinien des Auswärtigen Amts finden Sie hier aufgelistet:
Details zu den jeweils förderfähigen Themenfeldern und zu spezifischen Förderlinien stellt das Auswärtige Amt auf seiner Website bereit:
Es wird empfohlen, die jeweiligen Förderlinienbeschreibungen sorgfältig zu lesen und bei Unsicherheiten frühzeitig Kontakt mit dem Auswärtigen Amt aufzunehmen.
Die rechtlichen Grundlagen zu den jeweils förderfähigen Themenfeldern und zu spezifischen Förderlinien lassen sich auf der Website des Auswärtige Amtes finden.
Zuwendungen werden nur gewährt, wenn ein erhebliches Interesse des Bundes an der Zielerreichung besteht und die Mittel wirtschaftlich und sparsam eingesetzt werden. Zuwendungsfähig sind nur solche Ausgaben, die zur Erreichung des Zuwendungszwecks erforderlich und im Finanzierungsplan enthalten sind.
Die Höhe einer finanziellen Förderung ergibt sich grundsätzlich aus dem zu ergänzenden Betrag, welcher für die Gesamtfinanzierung des Vorhabens notwendig ist. Je nach Förderlinie gelten weitere Vorgaben wie z.B. eine finanzielle Mindestbeteiligung oder die Beschränkung auf einen Maximalförderbetrag.„
Grundsätzlich gilt jedoch: In der Regel wird keine Vollfinanzierung gewährt. Antragstellende müssen daher üblicherweise Eigen- oder Drittmittel zur Finanzierung des Vorhabens einbringen.
Die Dauer richtet sich nach dem Vorhaben an sich. Trotzdem sollte eine Maximallänge nicht überschritten werden, weil Ermächtigungen zur Förderung, wie sie vom Bundestag per Haushaltsgesetz erteilt werden, sich nur für einen Zeitraum bis zu drei Folgejahren erstrecken.
Kommt es in begründeten Fällen zu einer Anschluss- bzw. Folgeförderung, prüft das Auswärtige Amt im Regelfall zunächst die Ergebnisse des Vorprojekts sowie die Korrektheit des zahlenmäßigen Nachweises im Verwendungsnachweis.
Nein, Zuwendungen dürfen nur für Vorhaben gewährt werden, die noch nicht begonnen wurden. Ein Vorhaben gilt dann als begonnen, sobald eine Beauftragung von Maßnahmen, für die eine Förderung beantragt wurde, durch potenzielle Zuwendungsempfangende vor Erlass eines Bewilligungsbescheids oder Abschluss eines Zuwendungsvertrags erfolgt. Aus VV Nr. 1.3 zu § 44 BHO ergibt sich dabei, dass ein Vorhaben schon dann als begonnen gilt, wenn Antragstellende einen der Ausführungen des Vorhabens zuzurechnenden Lieferungs- oder Leistungsvertrag abgeschlossen hat.
Hier ist zwischen Vorarbeiten bzw. vorbereitenden Maßnahmen und tatsächlichem Vorhabenbeginn zu unterscheiden.
Vorarbeiten, die noch nicht der Ausführung des jeweiligen Vorhabens zugerechnet werden können, gelten nicht als Vorhabenbeginn und werden durch die Zuwendung nicht finanziert. Das könnten z.B. Aufgaben sein, die der Vorbereitung des Vorhabens und/ oder des Förderantrags dienen. Um festzustellen, ob ein Vorhaben bereits als begonnen gilt, muss daher korrekt definiert werden, welche Maßnahmen im Vorhaben durchgeführt werden sollen und somit als zuwendungsfähig gelten. Solange nur Vorarbeiten durchgeführt werden, die nicht unmittelbar zu den im geförderten Vorhaben durchzuführenden Maßnahmen gehören und somit nicht (auch nicht zum Teil) aus der Zuwendung des AA finanziert werden, liegt kein vorzeitiger Maßnahmenbeginn vor.
Auch bei sich wiederholenden gleichartigen Vorhaben derselben antragsstellenden Person kann ein Vorhaben begonnen werden, nachdem es beantragt wurde, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
Es handelt sich um ein gleichartiges Vorhaben im vorhergehenden Bewilligungszeitraum, das nicht länger als zwei Haushaltsjahre zurückliegt und bewilligt wurde und
eine wesentliche Änderung der Bewilligungsvoraussetzungen nicht eingetreten ist und
im nachfolgenden Bewilligungszeitraum für dieses Vorhaben haushaltsmäßig Zuwendungsmittel zur Verfügung gestellt wurden und
die im Antrag zugrunde gelegten Ausgaben 500 000 Euro nicht übersteigen.
In besonders begründeten Ausnahmefällen kann ein vorzeitiger Maßnahmenbeginn geprüft werden.
Ausgaben oder Zahlungsverpflichtungen, die vor Rechtskraft des Bewilligungsbescheids entstehen, auch wenn sie aus anderen Mitteln vorfinanziert wurden, werden nicht erstattet.
Die Auswahl der Projektländer richtet sich nach den außen- und entwicklungspolitischen Zielsetzungen des Auswärtigen Amts. In vielen Förderlinien sind die zulässigen Ziel- und Partnerländer bereits auf der Fördermittelseite ausgewiesen.
Grundsätzlich gilt:
- Maßnahmen dürfen in den Ländern durchgeführt werden, die für die jeweilige Förderlinie vorgesehen sind.
- Abweichungen oder Projekte in anderen Ländern können nur in begründeten Ausnahmefällen und nach vorheriger Abstimmung mit dem Auswärtigen Amt zugelassen werden.
Die Weiterleitung von Fördermitteln durch den Zuwendungsempfänger an einen (oder mehrere) Letztempfangende ist grundsätzlich möglich, wenn der Zweck der Maßnahme anders nicht erreicht werden kann. Eine Weiterleitung darf jedoch nicht der institutionellen Förderung eines Letztempfangenden dienen.
Sofern das Besserstellungsverbot für den Erstempfangenden einschlägig ist, gilt es bei der Weiterleitung der Zuwendung auch für den Letztempfangenden, unabhängig vom Umfang von dessen Ausgaben aus deutschen öffentlichen Mittel. erstreckt sich das Besserstellungsverbot auch dann auf die Letztempfangenden, wenn diese weniger als 50% ihrer jährlichen Gesamtausgaben aus deutschen öffentlichen Mitteln bestreiten.
Es ist derzeit so, dass immer das Feld „2. Ansprechperson“ ausgefüllt werden muss. Das ist aktuell noch ein Fehler. Sie können aber den Namen und die Kontaktdaten der ersten Person wiederholen. Das führt zu keiner weiteren Fehlermeldung.
Die geltenden Fristen für die Antragstellung ergeben sich aus den jeweiligen Förderlinien:
Sind bei der jeweiligen Förderlinie keine spezifischen Zeiträume genannt, können Anträge fortlaufend und unterjährig gestellt werden.
Antragstellung (Online-Plattform und Verfahren)
FAQ
Die Registrierung erfolgt über die Schaltfläche „Registrieren“ auf der Startseite der Plattform.
Im Anschluss kann gewählt werden, ob ein Einzelprofil oder ein Organisationsprofil angelegt werden soll.
Für die Registrierung eines Einzelprofils oder Organisationsprofils gilt: Es kann pro E-Mail-Adresse nur ein Konto angelegt werden; Mehrfachkonten sind nicht möglich. Aus Gründen der Systemsicherheit und Spamprävention, können nur E-Mail-Adressen mit derselben Domain eingeladen werden. Wenn Sie aufgefordert werden, sich an die zuständige Administration zu wenden, ist hier stets die zuständige Administration innerhalb Ihrer Organisation gemeint.
Die im Online-Antrag hochzuladenden Unterlagen unterscheiden sich je nachdem, ob der Antrag über ein Organisationsprofil oder über ein Einzelprofil gestellt wird.
Organisationsbezogene Unterlagen:
- Registerauszug (Handels-, Vereins- oder Stiftungsregister)
- Satzung der Organisation
- Jahresbericht
- Geschäftsbericht
- Nachweis der Vertretungsberechtigung (z. B. laut Registerauszug)
Projekt- und Finanzierungsunterlagen:
- Finanzierungsplan
- Logframe / Wirkungslogik
Weitere Unterlagen bei Bedarf:
- Belege oder Erläuterungen zu Eigen- und Drittmitteln
- Dokumente zur Einhaltung des Besserstellungsverbots (bei personalbezogenen Angaben)
Die Online-Plattform unterstützt alle gängigen Browser, darunter insbesondere Chrome, Firefox, Safari und Edge.
Für das Hochladen von Unterlagen werden die folgenden Dateiformate unterstützt:
- PDF-Dateien
- Excel-Dateien
- JPG
- JPEG
Ja, der Antrag wird während der Bearbeitung automatisch gespeichert und kann jederzeit zu einem späteren Zeitpunkt erneut aufgerufen und weiterbearbeitet werden.
Für den Online-Antrag ist keine elektronische Unterschrift erforderlich. Die Einreichung erfolgt direkt über die Plattform; eine gesonderte digitale Signatur ist nicht notwendig.
Nach dem Absenden wird der Antrag in der Online-Plattform auf der Übersichtsseite angezeigt. Dort sind die Status der angelegten und/oder eingereichten Förderanträge einsehbar.
Die Anzeige des Antrags in dieser Übersicht bestätigt, dass er erfolgreich eingegangen ist.
Sie sehen in der Portalzusammenfassung mit dem Status „Antrag eingereicht“ eine „externalReference Nummer“ z.B. 9000000352, die der Vorhaben-ID Nummer im Auswärtigen Amt entspricht.
Eine Kommunikation über die Plattform ist nicht vorgesehen. Für Rückfragen oder ergänzen-de Informationen wenden Sie sich bitte direkt per E-Mail an die zuständige Kontaktadresse der jeweiligen Förderlinie. Die entsprechenden Kontaktadressen finden Sie auf der Webseite der jeweiligen Förderlinie:
Den aktuellen Status Ihres Antrags können Sie im Antragsportal einsehen. Bitte sehen Sie von Zwischenanfragen zum Bearbeitungsstand ab, da diese den Prozess verzögern können.
Ja, solange der Antrag noch nicht bewilligt wurde, können Dokumente und Informationen nachgereicht werden. Das ist beim Status „Eingereicht“ und „in Prüfung“ der Fall.
Über die Funktion „Neue Version erstellen“ kann auch nach dem Einreichen des Antrags eine aktualisierte Version abgeschickt werden, wenn nachträglich Änderungen oder Ergänzungen erforderlich werden.
Unabhängig davon erfolgt nach Eingang des Antrags eine Erstsichtung durch den zuständigen Fachbereich des Auswärtigen Amts. Bei weiterem Informationsbedarf nimmt das Auswärtige Amt proaktiv Kontakt zur antragstellenden Organisation auf.
Es wird gebeten, davon abzusehen, unaufgefordert zusätzliche Unterlagen hochzuladen und zu übersenden, wenn diese nicht wesentlich für die neue Antragsversion sind.
Wenn der Status „Entscheidung ausstehend“ im Portal eingetragen ist, können keine Versionen erzeugt und abgesendet werden. Das Ergebnis der Prüfung muss abgewartet werden.
Bei abgelehnten Anträgen (Status „Abgelehnt“) ist der Antrag abschließend bearbeitet und es sind keine neuen Versionen einreichbar.
Nein. Eine gemeinsame Bearbeitung des Antrags innerhalb der Plattform ist nur innerhalb derselben E-Mail-Domainmöglich. Personen oder Organisationen mit abweichenden Domains können nicht zur Mitarbeit eingeladen werden.
Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte direkt an das Auswärtige Amt unter folgender Kontaktadresse: foerdermittelportal@zentrale.auswaertiges-amt.de.
Bitte schildern Sie dabei möglichst genau den auftretenden Fehler und fügen Sie – sofern möglich – einen Screenshot bei, um die Bearbeitung zu erleichtern.
Ja, Entwürfe werden automatisch gespeichert und können jederzeit erneut aufgerufen und weiterbearbeitet werden.
Bei der Antragstellung werden die von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten gespeichert. Sie bestätigen, dass Sie die dafür erforderliche Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 7 DSGVO eingeholt haben.
Die Daten dürfen vom Auswärtigen Amt bzw. dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten intern verarbeitet und weiterverwendet werden.
Weitere Informationen zu Art, Umfang, Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung finden Sie in der Datenschutzerklärung des Fördermittelportals.
Sie werden per E-Mail benachrichtigt, sobald Ihr Antrag durch das Auswärtige Amt bearbeitet wurde oder noch Informationen nachgereicht werden müssen. Den aktuellen Status können Sie im Antragsportal einsehen.
Ein direkter Wechsel ist derzeit nicht vorgesehen. Als Zwischenlösung sollten zwei unterschiedliche E-Mail-Adressen genutzt werden, um ein Organisationskonto und ein Einzelprofil getrennt anzulegen und bearbeiten zu können.
Derzeit nicht möglich, da aus Gründen des Spam- und Sicherheitsschutzes nur bestimmte Domains zugelassen sind.
Wenn der Registrierungslink bei der empfangenden Person nicht ankommt, liegt das häufig daran, dass die eingeladene Person bereits als Einzelperson registriert ist. In diesem Fall kann sie nicht zusätzlich über die Organisation eingeladen werden.
Grundsätzlich ist das parallele Arbeiten im System möglich. Trotzdem kann das synchrone Arbeiten an demselben Antrag und zur gleichen Zeit zu Datenverlusten führen. Es wird empfohlen, dass immer nur eine Person Änderungen im Antrag vornimmt und der anderen Person dann nach Erledigung aller Änderungen Rückmeldung gibt, dass der Antrag bearbeitungsfähig ist.
Finanzierungsplan und Mittelverwendung
FAQ
Zuwendungen dürfen nur für notwendige Ausgaben verwendet werden, die unmittelbar der Projektumsetzung dienen. Der Grundsatz verpflichtet bei Antragstellung, alle Ausgaben möglichst gering und nur der Sache angemessen aufzuführen.
Förderfähig sind nur solche Ausgaben, die
- notwendig für die Durchführung des Projekts sind,
- im bewilligten Finanzierungsplan aufgeführt werden und
- innerhalb des Projektzeitraums entstehen (Zahlungsgrund und Zahlungsdatum).
Ausgaben außerhalb des Zeitraums oder des Zuwendungszwecks dürfen nicht aus Fördermitteln bezahlt werden.
Eigenmittel und/ oder Drittmittel im Finanzierungsplan sind immer Geldleistungen aus dem eigenen Vermögen oder Einkommen (auch Kredite) der betreffenden Person. Diese Geldleistungen müssen projektbezogen sein, also eindeutig und kausal im Zusammenhang mit dem vorliegenden Antrag für ein künftiges zu bewilligendes Vorhaben stehen. Sie müssen durch einen Kontoauszug oder Drittmittel durch Hochladen der Zusage von Drittmitteln nachgewiesen werden. Die Kreditaufnahme eines potenziellen Zuwendungsempfangenden zur Vorfinanzierung einer Maßnahme fällt unter den Begriff „Eigenmittel“ und kann als solche im Finanzierungsplan aufgeführt werden.
Zuwendungsfähig können nur die Ausgaben sein, die für die Erreichung des vom AA geförderten Projektziels unabweisbar notwendig sind. Ausgaben, die der Antragsstellende auch ohne die Durchführung des Vorhabens finanzieren müsste, sind im Regelfall nicht zuwendungsfähig. Hierzu gehören auch Zinsen zur Bedienung des Kredits sowie die Kreditsumme selbst.
Eigenmittel, Drittmittel und Zuwendungen Dritter müssen verbindlich und vollständig angegeben werden. Kommt es während der Projektlaufzeit zu Änderungen, ist ein aktualisierter Finanzierungsplan mit Begründung einzureichen.
Entstehen aus dem Projekt oder den Ergebnissen des Projekts Einnahmen, sind diese als „Einnahmen“ im Finanzierungsplan zu beziffern. Einnahmen aus dem Projekt dürfen auf keinen Fall das Geschäftsergebnis des Zuwendungsempfangenden positiv beeinflussen.
Es ist davon auszugehen, dass erwartete Einnahmen bis maximal zur Höhe einer bewilligten Zuwendung an das AA zurückgezahlt werden. In einem Verwendungsnachweis werden alle Einnahmen einschl. Eintrittsgeldern sowie zweckgebundenen oder zweckfreien Spenden und Ausgaben in Form einer detaillierten Belegliste aufgeführt. Die Anrechnung erfolgt nach den Vorgaben im Haushaltsgesetz.
Bei Umrechnung von Fremdwährungen gilt der Umrechnungskurs des Bankbelegs am Tag des Zahlungseingangs der Fördermittel für die Verausgabungsfrist. Dieser Kurs ist im Verwendungsnachweis anzugeben und durch den Bankbeleg zu belegen.
In einer beantragten Verwaltungsausgabenpauschale dürfen nur Ausgaben enthalten sein, die ausschließlich dem jeweiligen Projekt zuzurechnen sind. Eine generelle Pauschale existiert nicht.
Sollte die Pauschale im Rahmen der Prüfung des Antrags anerkannt und beschieden werden, muss die vollständige Verwendung der jeweiligen Pauschale für den Zuwendungszweck nach Projektende bestätigt werden und die Bestandteile der Pauschale im Zwischen und Verwendungsnachweis jeweils einzeln nachgewiesen werden.
Geeignet für die Abrechnung mit Pauschalen sind insbesondere Ausgabenarten, die nur mit erheblichem Aufwand genau festgestellt werden können. Hier muss eine Begründung eingereicht werden. Es muss auch belegt werden, dass aber eine sachgerechte Pauschalierung möglich ist (z.B. Büromaterialien, Telekommunikationskosten mit Einzelabrechnung, Porto), oder bei denen (ggf. durch die zuständige Fachverwaltung anerkannte) Richtwerte vorliegen (z.B. bei einzelnen Baumaßnahmen). Die Notwendigkeit und Angemessenheit der Pauschalen müssen die antragstellende Person nachvollziehbar im Antrag darlegen. Bei der Höhe der Pauschale darf auf Erfahrungswerte zurückgegriffen werden, sofern diese nachvollziehbar und aktuell sind.
In der Antragsprüfung wird bewertet, ob
- die Ansätze realitätsnah sind, ob
- die Höhe der Pauschalierung, insbesondere im Verhältnis zu den weiteren Projektausgaben, angemessen ist und ob
- mit der Pauschale die Personalausgaben von Stammmitarbeitenden der antragsstellenden Person (ganz oder teilweise) finanziert werden und dadurch ggf. das Besserstellungsverbot für den Antragstellenden einschlägig wird.
Ausgabenarten, die Teil einer Pauschale sind, dürfen nicht zusätzlich im Finanzierungsplan als eigene Ausgabenart und mit einer konkreten Summe aufgeführt werden.
In besonderen Fällen kann es sachgerecht sein, einen Teil der Stammausgaben über die Zuwendung anteilig mitzufinanzieren. Zu beachten ist hierbei, dass immer nur die Stammausgaben zuwendungsfähig sein können, für die der antragstellenden Person keinerlei andere Mittel zur Verfügung stehen und die nachweislich auf das konkrete Projekt zurückzuführen sind. Soweit möglich sollte aus den o.a. Gründen dabei auf eine Pauschalierung verzichtet werden. Soll eine Verwaltungsausgabenpauschale bei einem nicht gewerblich organisierten Zuwendungsempfangenden einen Anteil seiner Stammausgaben enthalten, müssen zunächst die ausschließlich durch das Projekt bedingten notwendigen Ausgaben und die durch das Projekt gebundenen Stammausgaben konkret beschrieben werden und zwar über konkrete Tätigkeitsbeschreibungen und vorhandene Arbeitsverträge, eine konkrete Aufgabenbeschreibung mit Zeitaufwand für und außerhalb des Projekts.
Für Mitarbeitende im Projekt sind monatliche Tätigkeitsnachweise zu führen, die von Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterzeichnet werden. Darin sind Arbeitszeitanteil, Funktion und Aufgaben im Projekt zu dokumentieren.
Personal, Reisekosten und Sachausgaben
FAQ
Das Besserstellungsverbot legt fest, dass Zuwendungen des Bundes nur unter der Auflage bewilligt werden dürfen, dass der Zuwendungsempfangende seine Beschäftigten nicht besserstellt als vergleichbare Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer des Bundes nach den Regelungen des TVöD-Bund.
Das Verbot gilt, wenn der Zuwendungsempfangende
seine Gesamtausgaben überwiegend (mehr als 50 %) aus Mitteln der deutschen öffentlichen Hand bestreitet und
die Gehälter des eigenen Stammpersonals unmittelbar (z. B. aus Bundes-, Landes- oder Kommunalmitteln) oder mittelbar (z. B. über Verwaltungskostenpauschalen öffentlicher Förderungen, Projektträger oder EU-Mittel) aus öffentlichen Mitteln finanziert werden.
In diesem Fall gilt das Besserstellungsverbot für die gesamte Organisation und nicht nur für das geförderte Vorhaben.
Sofern das Besserstellungsverbot für den Erstempfangenden einschlägig ist, gilt es bei der Weiterleitung der Zuwendung auch für den Letztempfänger, unabhängig vom Umfang von dessen Ausgaben aus deutschen öffentlichen Mitteln. Das Besserstellungsverbot erstreckt sich auch dann auf die Letztempfangende, wenn diese weniger als 50% ihrer jährlichen Gesamtausgaben aus deutschen öffentlichen Mitteln bestreiten.
Das Verbot umfasst sämtliche Leistungen und Arbeitsbedingungen, entgeltlich wie unentgeltlich, die sich aus dem Arbeitsverhältnis ergeben. Dazu gehören insbesondere:
- monatliches Entgelt / Vergütung
- Zulagen und jährliche Sonderzahlungen (z. B. Weihnachts- oder Urlaubsgeld)
- Beihilfen, Trennungsgeld, Umzugskostenvergütung
- Kantinen- und Fahrtkostenzuschüsse
- Arbeitszeitregelungen und Urlaub
- Reisekostenregelungen
- Dienstreisen und deren Abrechnung
- Büro- und Arbeitsplatzausstattung
- Kinderbetreuung oder sonstige Vergünstigungen
- Bonuszahlungen
Das Auswärtige Amt prüft das Besserstellungsverbot, soweit es einschlägig ist.
Auch falsche Angaben im Antrag können zur Ablehnung führen.
Wird ein Verstoß nach Bewilligung bekannt, kann dies zur Rücknahme oder zum Widerruf der Bewilligung sowie zur Rückforderung der Zuwendung führen.
Förderfähig sind nur projektbezogene Personalkosten, also Personalaufwendungen, die unmittelbar dem geförderten Projekt zugeordnet werden können. Nicht förderfähig sind laufende Personal- und Betriebsausgaben der antragstellenden Person (Stammausgaben), die nicht direkt projektbezogen oder projektindiziert sind.
Grundsätzlich dürfen Personalstellen im Projekt nicht durch Honorarkräfte ersetzt werden. Darüber hinaus kann vom Zuwendungsempfänger verlangt werden, dass seine vorhandene Infrastruktur für das von ihm initiierten Vorhaben einsetzt. Soll Stammpersonal des Zuwendungsempfangenden im Rahmen des Vorhabens Aufgaben erfüllen, die Teil des bestehenden Arbeitsverhältnisses sind, dürfen hier keine Honorarverträge geschlossen werden. Aufgaben, die inhaltlich mit den sonstigen Aufgaben der jeweiligen Mitarbeitenden in Zusammenhang stehen und deren Erledigung im Rahmen seines bestehenden Arbeitsvertrages von diesem erwartet werden kann, können im Regelfall keine Nebentätigkeiten sein. Zudem können sich aus dem Besserstellungsverbot Beschränkungen in der Höhe oder Pflichtabgaben (z.B. gemäß NebentätigkeitsVO) ergeben. Sofern bestimmte Aufgaben an Honorar- oder Hilfskräfte gegeben werden sollen, sind entsprechende Mitarbeitende über Stellenausschreibung zu suchen.
Nur notwendige Reisen sind förderfähig. Die Kosten müssen vollständig dokumentiert werden (Ort, Zweck, Zeiten, Reisende, Beförderungsmittel, Kosten). Grundsätzlich haben Telefon- und Videokonferenzen Vorrang vor Dienstreisen. Ist die Durchführung von Reisen für die Erreichung der Ziele einer Maßnahme unumgänglich, sollte die Höhe der Reisekosten im Finanzierungsplan sich an den Vorgaben für die Bundesverwaltung orientieren. Grundsätzlich haben Telefon- und Videokonferenzen Vorrang.
Bei Reisen auf dem Landweg ohne Fahrscheinsystem dürfen Pauschalen bis 50 Euro pro Dienstreise angesetzt werden, wenn sie begründet und nachgewiesen sind. Diese Regelung gilt für Projektmitarbeitende und Begünstigte.
Flüge dürfen nur unternommen werden, wenn sie dienstlich oder wirtschaftlich geboten sind. Dabei sind Nachhaltigkeitsaspekte und Sicherheitslagen zu berücksichtigen.
Beschaffungen von Sachgütern gelten als Investitionsausgaben und unterliegen den Regelungen zur Inventarisierung Ein Sachgut ist ein Gegenstand, der im Projekt nicht verbraucht wird – hierzu zählen z. B. Computer, Kameras oder Tische.
Alle Sachgüter sind unabhängig vom Anschaffungs- oder Herstellungswert zu inventarisieren und in einer Inventarliste zu dokumentieren.
Zur Erledigung seiner Stammaufgaben muss ein Zuwendungsempfangender sein Stammpersonal selbst finanzieren. Zu den Stammaufgaben, die nicht zuwendungsfähig sind, gehören dabei u.a. die Verwaltungsausgaben für das Projekt, die zu den Grundvoraussetzungen für die Bewilligung einer Zuwendung gehören, z.B. für Antragstellungen, für die Bewachungstätigkeiten oder die Erstellung von Zwischennachweisen (ZwN)/ Verwendungsnachweisen (VwN).
Auch Personalnebenkosten, die beim Antragstellenden für sein Stammpersonal auch dann anfallen würden, wenn er das Projekt nicht durchführt (z.B. Abgaben zur Sozialversicherung), können im Projekt nicht gefördert werden.
Zusätzliche Durchführungsaufgaben des Stammpersonals für das Projekt können dann als zuwendungsfähig anerkannt werden, wenn der Zuwendungsempfangende die entsprechenden Zeitanteile seiner Mitarbeitenden für ihre jeweiligen Projektaufgaben im VwN darlegt. Im Rahmen der VwN-Prüfung muss dann festgelegt werden, in welchem Umfang die jeweiligen Mitarbeitenden ihr Stammaufgaben und sonstige Aufgaben, die nichts mit der aktiven Durchführung des Projekts zu tun haben, erledigt haben, und in welchem Umfang die Mitarbeitenden für das geförderte Projekt tätig waren. Zuwendungsfähig sind die aktiven Zeitanteile im Projekt. Lohnnebenkosten, die dem Zuwendungsempfangenden auch ohne das Projekt entstehen würden, sind nicht zuwendungsfähig.