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Auf internationalem Parkett
G7-Außenministertreffen in Lübeck - für den Organisationsstab bedeutet das eine Zeit mit wenig Schlaf. Adrian von den KSA 2014 berichtet von seinem Einsatz.
Adrian von den Konsulatssekretäranwärtern absolviert sein Inlandspraktikum beim Organisationsstab für die deutsche G7-Präsidentschaft. Im Blog berichtet er von spannenden Blicken hinter die Kulissen des Außenministertreffens der G7 in Lübeck.
Ende Februar dieses Jahres fing für uns KSA'14 das Inlandspraktikum in der Zentrale des Auswärtigen Amts in Berlin an. Die Vorfreude darauf war bei allen groß: Nach einem halben Jahr Theorie wollten wir nun unser Wissen in der Praxis anwenden.
Schon August letzten Jahres hatten wir uns auf die Referate und Arbeitseinheiten für das fünfmonatige Praktikum beworben. Dieses Mal war eine ganz besondere Arbeitseinheit dabei: Da Deutschland für das Jahr 2015 die Präsidentschaft in der Gruppe der Sieben hat, konnten wir Anwärter uns für den eigens in der Protokollabteilung ins Leben gerufenen „Organisationsstab G7“ bewerben. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Organisationsstab bereiten die Veranstaltungen protokollarisch vor, sorgen also dafür, dass alles zur rechten Zeit am rechten Platz ist. Diese Chance wollte ich nutzen.
Und ich hatte Glück: Noch vor Weihnachten wurden die Praktikumsplätze bekannt gegeben und ich erfuhr, dass ich während meines Inlandspraktikums zusammen mit sechs weiteren KSAs bei der Organisation der G7-Veranstaltungen mithelfen würde.
G7-Außenministertreffen in Lübeck
Als erstes Event fand am 14. und 15. April das G7-Außenministertreffen in Lübeck statt. Bei dieser Gelegenheit trafen sich die Außenminister der G7-Staaten und die Hohe Vertreterin der EU für Außen- und Sicherheitspolitik, Federica Mogherini.
Der Organisationsstab G7 war in verschiedene Arbeitsbereiche aufgegliedert. So gab es zum Beispiel die Kolleginnen und Kollegen in der Delegationsbetreuung, die Ansprechpartner für die ausländischen Delegationen waren. Ein weiteres Beispiel ist der Bereich Transport, in dem alle Fahrzeugbewegungen während der Veranstaltung organisiert und koordiniert wurden. Jeder von uns Anwärtern bekam seine eigene Aufgabe. Zusammen mit einer weiteren KSAin kümmerte ich mich um die Infrastruktur. Wir organisierten mit unseren Kolleginnen und Kollegen die Anmietung und Herrichtung der Veranstaltungsorte und von Kommunikationstechnik bei den Veranstaltungen.
In den Wochen vor dem G7-Außenministertreffen überlegten wir, wie die Räume im Delegationshotel genutzt werden sollen, wer wie viele Funkgeräte erhalten soll und wo wir Hinweisschilder aufstellen müssten, um den Delegationen die Orientierung zu erleichtern.
Die Schlagzahl erhöht sich
Ein paar Tage vor Beginn des Treffens in Lübeck reisten wir nach Lübeck. Die Schlagzahl erhöhte sich nochmal. Wir verteilten Funkgeräte, überprüften die Beschilderung und gaben letzte Änderungen durch. Der Konferenzausstattung musste der letzte Schliff gegeben werden. Diese Zeit ging mit wenig Schlaf einher- es gab immer wieder akut auftretende Schwierigkeiten, für die wir schnell eine Lösung finden mussten.
An den beiden Konferenztagen war unsere Hauptaufgabe, für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen. Also standen wir den Delegationen als Ansprechpartner zur Verfügung und beantworteten Fragen zum Ablauf der Veranstaltung oder erklärten, wo die Teilnehmenden das Catering finden konnten.
Eines meiner „Highlights“ war, einen Besuch der Außenminister und der Hohen Vertreterin der EU im Europäischen Hansemuseum begleiten zu können. Am Ende der zwei Tage waren wir alle erschöpft, aber glücklich, die Veranstaltung ohne Pannen hinter uns gebracht zu haben. Der Außenminister nahm sich sogar Zeit für ein Erinnerungfoto mit unserem Team. Und auf dem Weg zurück nach Berlin begannen in Gedanken schon die Planungen für die Organisation des G7-Gipfels in Elmau im Juni, wo wir wieder mit dabei sein werden.
