Nach dem Einführungslehrgang war es endlich soweit und wir durften in die erste Praxisphase starten. Ich konnte mir vorab keine richtige Vorstellung von der Tätigkeit in der Zentrale machen, denn die Aufgaben in den Referaten sind sehr unterschiedlich und reichen von der Ausstellung von amtlichen Pässen bis zur gemeinsamen Sicherheits- und Verteidigungspolitik.

Ein bunter Strauß von Aufgaben – der Kommunikation, Zeitdruck und Gestaltung vereint

Ich wurde einem Referat in der Rechtsabteilung zugeteilt: Optimierung des Visumverfahrens, Organisationsberatung der Visastellen, Schulungen und Betreuung für RK-Anwendungen, Mitarbeit bei RK-Softwareentwicklungen.

Die Zentrale wirkt anfangs wie ein Labyrinth und es ist ein Segen, sich vorher bereits mit den Wegen vertraut zu machen. So stellte ich mich am Tag des Dienstantritts pünktlich bei meinem Ausbilder vor. Von diesem bekam ich einen Ausbildungsplan für die nächsten drei Monate. Mein Einsatz begann in der Registratur und ich wurde in die praktische Handhabung entsprechend der Regularien eingewiesen. Dort lernte mit den Worten Aktenplan, Aktenzeichen, Aktenbestandsverzeichnis sowie der e-Reg umzugehen. Auch die einzelnen Organisationskennzeichen zuzuordnen, konnte ich anhand der Post- und E-Mail-Verteilung rasch durchblicken. Die Registratur war vorbildlich geführt, sodass den Kollegen schnell die richtigen Akten herausgesucht werden konnten.

Anschließend bin ich nacheinander den einzelnen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern zugeteilt worden. Dort konnte ich in verschiedenen Arbeitsbereichen unterstützen; hier war eine selbstständige Arbeitsweise gefragt. Ein eigenes Büro mit entsprechender technischer Ausstattung stand mir zur Verfügung. Im Arbeitsalltag erlebte ich die teamorientierte und effiziente Arbeitsweise bei Parlamentsanfragen wie auch schwierige Diskussionen in Bezug auf Personalverstärkung für Visastellen. Spannend sind auch die fachübergreifenden Absprachen mit anderen Referaten.

Als dritten Teil war ich im technischen Bereich des Referats bei den RK-Anwendungen eingesetzt. Dort durfte ich bei der Betreuung der Visastellen hinsichtlich der optimalen Nutzung des Terminbuchungssystems sowie bei Problemlösungen der Fachsoftware RK-Visa mitarbeiten. Zudem erhielt ich einen Einblick in die Pilotphase der Software zur Visumantragsprüfung im Inland.

Die berufliche Zukunft nimmt Gestalt an

Die Arbeit im Referat hat mir großen Spaß gemacht. Die große Vielfalt allein in einem einzigen Referat überraschte mich positiv. Ich konnte mich durch die regelmäßigen Meetings gut in das Team einfinden. So war es letztlich auch eine Freude, zwei Kollegen im Auslandspraktikum auf Organisationsberatungsreise in Pretoria, wo ich nun mein Auslandspraktikum absolviere, wiederzusehen. Die direkte Verbindung von der Tätigkeit im Inland mit der an den Auslandsvertretungen ist hier sehr stark. So spürt man wieder – das AA ist eine Welt – egal wo man sich gerade befindet.