Das Protokoll sorgt für den reibungslosen Ablauf von Besuchen ausländischer Gäste sowie von Auslandsreisen des Bundespräsidenten, des Bundeskanzlers und des Bundesministers des Auswärtigen. Ebenso organisiert das Protokoll die Teilnahme des Bundespräsidenten, des Bundeskanzlers und des Bundesministers des Auswärtigen an internationalen Konferenzen im In- und Ausland. Ein wichtiges Ziel der protokollarischen Arbeit ist es, den Rahmen und eine gute Atmosphäre für den erfolgreichen Verlauf von politischen Gesprächen zu schaffen.
Ein weiterer wichtiger Teilbereich der Arbeit des Protokolls des Auswärtigen Amtes ist die Betreuung diplomatischer und konsularischer Vertretungen in Deutschland. Das Protokoll des Auswärtigen Amtes gliedert sich in sechs Referate mit unterschiedlichen Aufgaben. An der Spitze steht die Chefin des Protokolls. Das Protokoll beschäftigt über 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus allen Laufbahnen des Auswärtigen Dienstes.

Die Organisation von Staatsbesuchen

Ein Staatsbesuch ist ein herausgehobener Besuch eines Staatsoberhauptes, dem bei dieser Gelegenheit alle protokollarischen Ehren gewährt werden. Hierzu gehören die Begrüßung mit militärischen Ehren, die Kranzniederlegung an der Neuen Wache und ein Staatsbankett. Die Anzahl der eingehenden Staatsbesuche liegt in der Regel bei nicht mehr als vier pro Jahr.

Neben der Organisation von Staatsbesuchen betreut das Protokoll auch offizielle Besuche, Arbeits- und Terminbesuche von Staatsoberhäuptern, Regierungschefs und Außenministerinnen und -ministern sowie von Spitzenvertreterinnen und -vertretern wichtiger internationaler Organisationen, z. B. dem Generalsekretär der Vereinten Nationen oder der Präsidentin der EU-Kommission.

Neben diesen eingehenden Besuchen organisiert und betreut das Protokoll auch Auslandsreisen des Bundespräsidenten, des Bundeskanzlers und des Bundesministers des Auswärtigen. Die Verantwortung reicht von der Planung und Festlegung von Besuchs- und Reiseterminen über die detaillierte Ausarbeitung und Organisation der Programme bis zur Bereitstellung der erforderlichen Logistik. Auch die Ausrichtung von Essen und Empfängen, von der Einladungsliste über die Zusammenstellung der Menüs bis hin zum Blumenschmuck und der Auswahl eines musikalischen Rahmenprogramms, gehören dazu. Die Expertinnen und Experten des Protokolls kümmern sich um die Auswahl von Geschenken, die kalligraphische Gestaltung von Menükarten, Veranstaltungsprogrammen und Einladungskarten und bemühen sich, auch ausgefallene Sonderwünsche zu erfüllen.

Die Organisation von internationalen Konferenzen und Gipfeltreffen

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Die deutsche Außenpolitik setzt auf eine Stärkung des Multilateralismus. Vor diesem Hintergrund nimmt die Bedeutung internationaler Konferenzen und Gipfeltreffen weiter zu. Sie bieten die Möglichkeit für einen direkten und persönlichen Austausch unter Regierungsvertreterinnen und -vertretern, im Zuge dessen wichtige weltpolitische Themen gemeinsam konstruktiv diskutiert sowie Beschlüsse gefasst werden.

Das Protokoll organisiert die Teilnahme des Bundespräsidenten, des Bundeskanzlers und des Bundesministers des Auswärtigen an internationalen Konferenzen im In- und Ausland.

Die Spanne reicht von Großveranstaltungen wie dem G20-Gipfel über Sondersitzungen des UN-Menschenrechtsrats bis hin zu Regierungskonsultationen mit Frankreich, Japan und anderen Staaten. Darüber hinaus finden innerhalb der Europäischen Union zahlreiche Gipfeltreffen auf Ebene der Staats- und Regierungschefs sowie Treffen auf Ebene der Außenministerinnen und Außenminister statt.

Planung und Durchführung von Konferenzen erfordern eine Vielzahl aufeinander abgestimmter Maßnahmen, um - auch bei kurzfristigen Programmänderungen - einen für die teilnehmenden Delegationen flüssigen Konferenzablauf zu gewährleisten.

Bei Konferenzen im In- und Ausland sorgen Protokollmitarbeiterinnen und -mitarbeiter für optimale Arbeitsbedingungen der Delegationen: Sie organisieren und koordinieren u.a. die gesamte Konferenzlogistik, vereinbaren bilaterale Gespräche am Rande des Konferenzgeschehens, verhandeln Zugänge zu und Formate in Konferenzen und arbeiten eng mit den Sicherheitsbehörden zusammen.

Das Inlandsprotokoll und Veranstaltungsmanagement

Ein großer Teil der Arbeit des Bundesministers des Auswärtigen ist mit Reisen ins Ausland verbunden. In steigender Anzahl nimmt er jedoch auch Termine im Inland wahr. Sei es zu Gast bei Veranstaltungen zivilgesellschaftlicher Akteure, bei politischen Stiftungen, Messen, Wirtschaftsverbänden, dem Diplomatischen Korps oder Vertretern von Kirche und Ländern. Ein Ziel davon ist es - unter anderem - die Außenpolitik sichtbarer zu machen und sie den Menschen hierzulande näherzubringen. Vor diesem Hintergrund wurde 2025 das Referat „Inlandsprotokoll und Veranstaltungsmanagement“ gegründet.

Der Name lässt bereits erahnen, dass es mit der Vorbereitung und Begleitung der abwechslungsreichen Termine im Inland nicht getan ist. Weitere Aufgaben sind die strategische Steuerung von Veranstaltungen entlang politischer Prioritäten, sowie die Beratung und Unterstützung in Fragen des Veranstaltungsmanagements im Sinne eines kohärenten Außenauftritts. Dies gilt für die Zentrale, wie auch die rund 230 Auslandsvertretungen. Die Beschaffung von Softwarelösungen und Konzeption von Leitfäden rundet das Serviceportfolio für das Haus ab und trägt zu einem effizienterem Verwaltungshandeln bei.

Die Betreuung der ausländischen Vertretungen in Deutschland

Das Protokoll ist die erste Anlaufstelle für derzeit 187 Botschaften (157 in Berlin und 30 Botschaften mit Sitz im Ausland), 178 berufskonsularische Vertretungen und 463 honorarkonsularische Vertretungen in Deutschland. Entsprechend breit ist die Palette der Aufgaben. Sie reichen von der Anmeldung/ Registrierung des Personals an den Vertretungen und der Ausstellung von Protokollausweisen über die Akkreditierung von Botschafterinnen und Botschaftern beim Bundespräsidenten und die Exequaturerteilung (Zulassung) für Berufs- und Honorarkonsulinnen und -konsuln, Fragen des Schutzes diplomatischer und konsularischer Vertretungen, Status- und Gegenseitigkeitsfragen, Liegenschaftsangelegenheiten bis hin zur Vermittlung in Forderungsangelegenheiten.

Ferner ist das Protokoll an der Vorbereitung von Veranstaltungen für das Diplomatische Korps beteiligt, wie beispielsweise dem alljährlichen Neujahrsempfang des Bundespräsidenten sowie den jährlichen Feierlichkeiten zum Tag der Deutschen Einheit.

Das Protokoll betreut die Bediensteten von diplomatischen und konsularischen Vertretungen in Deutschland und deren Familienmitglieder (über 12.000 Personen, mit internationalen Organisationen ca. 20.500) und ist auch zuständig für alle Fragen im Zusammenhang mit den Vorrechten und Befreiungen nach den Wiener Übereinkommen über diplomatische und konsularische Beziehungen (WÜD/WÜK).

Ordensangelegenheiten

Schließlich bereitet das Protokoll Vorschläge des Bundesministers des Auswärtigen für die Verleihung des Verdienstordens der Bundesrepublik Deutschland an ausländische Staatsangehörige und im Ausland wohnende Deutsche vor. Auch ein Ordensaustausch im Rahmen von Staatsbesuchen wird vom Protokoll organisiert.