Das Protokoll sorgt für den reibungslosen Ablauf von Besuchen ausländischer Gäste sowie von Auslandsreisen des Bundespräsidenten, der Bundeskanzlerin und des Bundesaußenministers. Ebenso organisiert das Protokoll die Teilnahme der Bundeskanzlerin und des Bundesaußenministers an Konferenzen im In- und Ausland. Ein wichtiges Ziel der protokollarischen Arbeit ist es, den Rahmen und eine gute Atmosphäre für den erfolgreichen Verlauf von politischen Gesprächen zu schaffen.

Ein weiterer wichtiger Teilbereich der Arbeit des Protokolls des Auswärtigen Amtes ist die Betreuung diplomatischer und konsularischer Vertretungen sowie internationaler Organisationen in Deutschland. Das Protokoll des Auswärtigen Amtes gliedert sich in fünf Referate mit unterschiedlichen Aufgaben. An der Spitze steht der Chef des Protokolls im Range eines Botschafters. Er wird vertreten von einer Gesandten. Das Protokoll beschäftigt über 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus allen Laufbahnen des Dienstes.

Die Organisation von Staatsbesuchen

Ein Staatsbesuch ist ein herausgehobener Besuch eines Staatsoberhauptes, dem bei dieser Gelegenheit alle protokollarischen Ehren gewährt werden. Hierzu gehören die Begrüßung mit militärischen Ehren, die Kranzniederlegung an der Neuen Wache und ein Staatsbankett. Die Anzahl der eingehenden Staatsbesuche liegt in der Regel bei nicht mehr als vier pro Jahr.

Neben der Organisation von Staatsbesuchen betreut das Protokoll auch offizielle Besuche, Arbeits- und Terminbesuche von Staatsoberhäuptern, Regierungschefs und Außenministern sowie von Spitzenvertretern wichtiger internationaler Organisationen, z. B. dem Generalsekretär der Vereinten Nationen oder dem Präsidenten der EU-Kommission.

Neben diesen eingehenden Besuchen organisiert und betreut das Protokoll auch Auslandsreisen des Bundespräsidenten, der Bundeskanzlerin und des Bundesaußenministers. Die Verantwortung reicht von der Planung und Festlegung von Besuchs- und Reiseterminen über die detaillierte Ausarbeitung und Organisation der Programme bis zur Bereitstellung der erforderlichen Logistik. Auch die Ausrichtung von Essen und Empfängen, von der Einladungsliste über die Zusammenstellung der Menüs bis hin zum Blumenschmuck und der Auswahl eines musikalischen Rahmenprogramms, gehören dazu. Die Experten des Protokolls kümmern sich um die Auswahl von Geschenken, die kalligraphische Gestaltung von Menükarten, Veranstaltungsprogrammen und Einladungskarten und bemühen sich, auch ausgefallene Sonderwünsche zu erfüllen.

Die Organisation von internationalen Konferenzen

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Die deutsche Außenpolitik setzt auf eine Stärkung des Multilateralismus. Vor diesem Hintergrund nimmt die Bedeutung internationaler Konferenzen und multilateraler Treffen weiter zu. Sie bieten die Möglichkeit für einen direkten und persönlichen Austausch unter Regierungsvertretern, im Zuge dessen wichtige weltpolitische Themen gemeinsam konstruktiv diskutiert sowie Beschlüsse gefasst werden.

Das Protokoll organisiert die Teilnahme des Bundespräsidenten, der Bundeskanzlerin und des Bundesminister des Auswärtigen an internationalen Konferenzen im In- und Ausland.

Die Spanne reicht von Großveranstaltungen wie dem G20-Gipfel über G20 Compact with Africa-Konferenzen bis hin zu Regierungskonsultationen mit Israel, China und anderen Staaten. Darüber hinaus finden innerhalb der Europäischen Union zahlreiche Gipfeltreffen auf Ebene der Staats- und Regierungschefs sowie Treffen auf Ebene der Außenminister statt.

Planung und Durchführung von Konferenzen erfordern eine Vielzahl aufeinander abgestimmter Maßnahmen, um - auch bei kurzfristigen Programmänderungen - einen für die teilnehmenden Delegationen flüssigen Konferenzablauf zu gewährleisten.

Bei Konferenzen im In- und Ausland sorgen Protokollmitarbeiter für optimale Arbeitsbedingungen der Delegationen: Sie organisieren und koordinieren u.a. die gesamte Konferenzlogistik, vereinbaren bilaterale Gespräche am Rande des Konferenzgeschehens, verhandeln Zugänge zu und Formate in Konferenzen und arbeiten eng mit den Sicherheitsbehörden zusammen.

Um die umfassende und unmittelbare Unterrichtung der Öffentlichkeit zu gewährleisten, stehen modern ausgestattete Pressezentren zur Verfügung. Von dort können Journalisten oftmals live über aktuelle Entwicklungen berichten.

Die Betreuung der ausländischen Vertretungen in Deutschland

Das Protokoll ist die erste Anlaufstelle für derzeit 184 Botschaften (156 in Berlin und 28 Botschaften mit Sitz im Ausland), 179 berufskonsularische Vertretungen und 493 honorarkonsularische Vertretungen in Deutschland. Entsprechend breit ist die Palette der Aufgaben. Sie reichen von der Anmeldung/ Registrierung des Personals an den Vertretungen und der Ausstellung von Protokollausweisen über die Akkreditierung von Botschaftern und Botschafterinnen und die Exequaturerteilung (Zulassung) für Berufs- und Honorarkonsuln, Fragen des Schutzes diplomatischer und konsularischer Vertretungen, Status- und Gegenseitigkeits­fragen bis hin zur Vermittlung in Forderungsangelegenheiten.

Ferner ist das Protokoll an der Vorbereitung von Veranstaltungen für das Diplomatische Korps beteiligt, wie beispielsweise dem alljährlichen Neujahrsempfang des Bundes­präsidenten und dem Sommerempfang der Bundeskanzlerin sowie den jährlichen Feierlichkeiten zum Tag der Deutschen Einheit.

Das Protokoll betreut die Bediensteten von diplomatischen und konsularischen Vertretungen sowie Internationalen Organisationen in Deutschland und deren Familienmitglieder (rund 20.000 Personen) und ist auch zuständig für alle Fragen im Zusammenhang mit den Vorrechten und Befreiungen nach den Wiener Übereinkommen über diplomatische und konsularische Beziehungen.

Ordensangelegenheiten

Schließlich bereitet das Protokoll Vorschläge des Außenministers für die Verleihung des Verdienstordens der Bundesrepublik Deutschland an ausländische Staatsangehörige und im Ausland wohnende Deutsche vor. Auch ein Ordensaustausch im Rahmen von Staatsbesuchen wird vom Protokoll organisiert.