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Personal, Reisekosten und Sachausgaben
FAQ
Das Besserstellungsverbot legt fest, dass Zuwendungen des Bundes nur unter der Auflage bewilligt werden dürfen, dass der Zuwendungsempfangende seine Beschäftigten nicht besserstellt als vergleichbare Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer des Bundes nach den Regelungen des TVöD-Bund.
Das Verbot gilt, wenn der Zuwendungsempfangende
seine Gesamtausgaben überwiegend (mehr als 50 %) aus Mitteln der deutschen öffentlichen Hand bestreitet und
die Gehälter des eigenen Stammpersonals unmittelbar (z. B. aus Bundes-, Landes- oder Kommunalmitteln) oder mittelbar (z. B. über Verwaltungskostenpauschalen öffentlicher Förderungen, Projektträger oder EU-Mittel) aus öffentlichen Mitteln finanziert werden.
In diesem Fall gilt das Besserstellungsverbot für die gesamte Organisation und nicht nur für das geförderte Vorhaben.
Sofern das Besserstellungsverbot für den Erstempfangenden einschlägig ist, gilt es bei der Weiterleitung der Zuwendung auch für den Letztempfänger, unabhängig vom Umfang von dessen Ausgaben aus deutschen öffentlichen Mitteln. Das Besserstellungsverbot erstreckt sich auch dann auf die Letztempfangende, wenn diese weniger als 50% ihrer jährlichen Gesamtausgaben aus deutschen öffentlichen Mitteln bestreiten.
Das Verbot umfasst sämtliche Leistungen und Arbeitsbedingungen, entgeltlich wie unentgeltlich, die sich aus dem Arbeitsverhältnis ergeben. Dazu gehören insbesondere:
- monatliches Entgelt / Vergütung
- Zulagen und jährliche Sonderzahlungen (z. B. Weihnachts- oder Urlaubsgeld)
- Beihilfen, Trennungsgeld, Umzugskostenvergütung
- Kantinen- und Fahrtkostenzuschüsse
- Arbeitszeitregelungen und Urlaub
- Reisekostenregelungen
- Dienstreisen und deren Abrechnung
- Büro- und Arbeitsplatzausstattung
- Kinderbetreuung oder sonstige Vergünstigungen
- Bonuszahlungen
Das Auswärtige Amt prüft das Besserstellungsverbot, soweit es einschlägig ist.
Auch falsche Angaben im Antrag können zur Ablehnung führen.
Wird ein Verstoß nach Bewilligung bekannt, kann dies zur Rücknahme oder zum Widerruf der Bewilligung sowie zur Rückforderung der Zuwendung führen.
Förderfähig sind nur projektbezogene Personalkosten, also Personalaufwendungen, die unmittelbar dem geförderten Projekt zugeordnet werden können. Nicht förderfähig sind laufende Personal- und Betriebsausgaben der antragstellenden Person (Stammausgaben), die nicht direkt projektbezogen oder projektindiziert sind.
Grundsätzlich dürfen Personalstellen im Projekt nicht durch Honorarkräfte ersetzt werden. Darüber hinaus kann vom Zuwendungsempfänger verlangt werden, dass seine vorhandene Infrastruktur für das von ihm initiierten Vorhaben einsetzt. Soll Stammpersonal des Zuwendungsempfangenden im Rahmen des Vorhabens Aufgaben erfüllen, die Teil des bestehenden Arbeitsverhältnisses sind, dürfen hier keine Honorarverträge geschlossen werden. Aufgaben, die inhaltlich mit den sonstigen Aufgaben der jeweiligen Mitarbeitenden in Zusammenhang stehen und deren Erledigung im Rahmen seines bestehenden Arbeitsvertrages von diesem erwartet werden kann, können im Regelfall keine Nebentätigkeiten sein. Zudem können sich aus dem Besserstellungsverbot Beschränkungen in der Höhe oder Pflichtabgaben (z.B. gemäß NebentätigkeitsVO) ergeben. Sofern bestimmte Aufgaben an Honorar- oder Hilfskräfte gegeben werden sollen, sind entsprechende Mitarbeitende über Stellenausschreibung zu suchen.
Nur notwendige Reisen sind förderfähig. Die Kosten müssen vollständig dokumentiert werden (Ort, Zweck, Zeiten, Reisende, Beförderungsmittel, Kosten). Grundsätzlich haben Telefon- und Videokonferenzen Vorrang vor Dienstreisen. Ist die Durchführung von Reisen für die Erreichung der Ziele einer Maßnahme unumgänglich, sollte die Höhe der Reisekosten im Finanzierungsplan sich an den Vorgaben für die Bundesverwaltung orientieren. Grundsätzlich haben Telefon- und Videokonferenzen Vorrang.
Bei Reisen auf dem Landweg ohne Fahrscheinsystem dürfen Pauschalen bis 50 Euro pro Dienstreise angesetzt werden, wenn sie begründet und nachgewiesen sind. Diese Regelung gilt für Projektmitarbeitende und Begünstigte.
Flüge dürfen nur unternommen werden, wenn sie dienstlich oder wirtschaftlich geboten sind. Dabei sind Nachhaltigkeitsaspekte und Sicherheitslagen zu berücksichtigen.
Beschaffungen von Sachgütern gelten als Investitionsausgaben und unterliegen den Regelungen zur Inventarisierung Ein Sachgut ist ein Gegenstand, der im Projekt nicht verbraucht wird – hierzu zählen z. B. Computer, Kameras oder Tische.
Alle Sachgüter sind unabhängig vom Anschaffungs- oder Herstellungswert zu inventarisieren und in einer Inventarliste zu dokumentieren.
Zur Erledigung seiner Stammaufgaben muss ein Zuwendungsempfangender sein Stammpersonal selbst finanzieren. Zu den Stammaufgaben, die nicht zuwendungsfähig sind, gehören dabei u.a. die Verwaltungsausgaben für das Projekt, die zu den Grundvoraussetzungen für die Bewilligung einer Zuwendung gehören, z.B. für Antragstellungen, für die Bewachungstätigkeiten oder die Erstellung von Zwischennachweisen (ZwN)/ Verwendungsnachweisen (VwN).
Auch Personalnebenkosten, die beim Antragstellenden für sein Stammpersonal auch dann anfallen würden, wenn er das Projekt nicht durchführt (z.B. Abgaben zur Sozialversicherung), können im Projekt nicht gefördert werden.
Zusätzliche Durchführungsaufgaben des Stammpersonals für das Projekt können dann als zuwendungsfähig anerkannt werden, wenn der Zuwendungsempfangende die entsprechenden Zeitanteile seiner Mitarbeitenden für ihre jeweiligen Projektaufgaben im VwN darlegt. Im Rahmen der VwN-Prüfung muss dann festgelegt werden, in welchem Umfang die jeweiligen Mitarbeitenden ihr Stammaufgaben und sonstige Aufgaben, die nichts mit der aktiven Durchführung des Projekts zu tun haben, erledigt haben, und in welchem Umfang die Mitarbeitenden für das geförderte Projekt tätig waren. Zuwendungsfähig sind die aktiven Zeitanteile im Projekt. Lohnnebenkosten, die dem Zuwendungsempfangenden auch ohne das Projekt entstehen würden, sind nicht zuwendungsfähig.