Willkommen auf den Seiten des Auswärtigen Amts
Finanzierungsplan und Mittelverwendung
FAQ
Zuwendungen dürfen nur für notwendige Ausgaben verwendet werden, die unmittelbar der Projektumsetzung dienen. Der Grundsatz verpflichtet bei Antragstellung, alle Ausgaben möglichst gering und nur der Sache angemessen aufzuführen.
Förderfähig sind nur solche Ausgaben, die
- notwendig für die Durchführung des Projekts sind,
- im bewilligten Finanzierungsplan aufgeführt werden und
- innerhalb des Projektzeitraums entstehen (Zahlungsgrund und Zahlungsdatum).
Ausgaben außerhalb des Zeitraums oder des Zuwendungszwecks dürfen nicht aus Fördermitteln bezahlt werden.
Eigenmittel und/ oder Drittmittel im Finanzierungsplan sind immer Geldleistungen aus dem eigenen Vermögen oder Einkommen (auch Kredite) der betreffenden Person. Diese Geldleistungen müssen projektbezogen sein, also eindeutig und kausal im Zusammenhang mit dem vorliegenden Antrag für ein künftiges zu bewilligendes Vorhaben stehen. Sie müssen durch einen Kontoauszug oder Drittmittel durch Hochladen der Zusage von Drittmitteln nachgewiesen werden. Die Kreditaufnahme eines potenziellen Zuwendungsempfangenden zur Vorfinanzierung einer Maßnahme fällt unter den Begriff „Eigenmittel“ und kann als solche im Finanzierungsplan aufgeführt werden.
Zuwendungsfähig können nur die Ausgaben sein, die für die Erreichung des vom AA geförderten Projektziels unabweisbar notwendig sind. Ausgaben, die der Antragsstellende auch ohne die Durchführung des Vorhabens finanzieren müsste, sind im Regelfall nicht zuwendungsfähig. Hierzu gehören auch Zinsen zur Bedienung des Kredits sowie die Kreditsumme selbst.
Eigenmittel, Drittmittel und Zuwendungen Dritter müssen verbindlich und vollständig angegeben werden. Kommt es während der Projektlaufzeit zu Änderungen, ist ein aktualisierter Finanzierungsplan mit Begründung einzureichen.
Entstehen aus dem Projekt oder den Ergebnissen des Projekts Einnahmen, sind diese als „Einnahmen“ im Finanzierungsplan zu beziffern. Einnahmen aus dem Projekt dürfen auf keinen Fall das Geschäftsergebnis des Zuwendungsempfangenden positiv beeinflussen.
Es ist davon auszugehen, dass erwartete Einnahmen bis maximal zur Höhe einer bewilligten Zuwendung an das AA zurückgezahlt werden. In einem Verwendungsnachweis werden alle Einnahmen einschl. Eintrittsgeldern sowie zweckgebundenen oder zweckfreien Spenden und Ausgaben in Form einer detaillierten Belegliste aufgeführt. Die Anrechnung erfolgt nach den Vorgaben im Haushaltsgesetz.
Bei Umrechnung von Fremdwährungen gilt der Umrechnungskurs des Bankbelegs am Tag des Zahlungseingangs der Fördermittel für die Verausgabungsfrist. Dieser Kurs ist im Verwendungsnachweis anzugeben und durch den Bankbeleg zu belegen.
In einer beantragten Verwaltungsausgabenpauschale dürfen nur Ausgaben enthalten sein, die ausschließlich dem jeweiligen Projekt zuzurechnen sind. Eine generelle Pauschale existiert nicht.
Sollte die Pauschale im Rahmen der Prüfung des Antrags anerkannt und beschieden werden, muss die vollständige Verwendung der jeweiligen Pauschale für den Zuwendungszweck nach Projektende bestätigt werden und die Bestandteile der Pauschale im Zwischen und Verwendungsnachweis jeweils einzeln nachgewiesen werden.
Geeignet für die Abrechnung mit Pauschalen sind insbesondere Ausgabenarten, die nur mit erheblichem Aufwand genau festgestellt werden können. Hier muss eine Begründung eingereicht werden. Es muss auch belegt werden, dass aber eine sachgerechte Pauschalierung möglich ist (z.B. Büromaterialien, Telekommunikationskosten mit Einzelabrechnung, Porto), oder bei denen (ggf. durch die zuständige Fachverwaltung anerkannte) Richtwerte vorliegen (z.B. bei einzelnen Baumaßnahmen). Die Notwendigkeit und Angemessenheit der Pauschalen müssen die antragstellende Person nachvollziehbar im Antrag darlegen. Bei der Höhe der Pauschale darf auf Erfahrungswerte zurückgegriffen werden, sofern diese nachvollziehbar und aktuell sind.
In der Antragsprüfung wird bewertet, ob
- die Ansätze realitätsnah sind, ob
- die Höhe der Pauschalierung, insbesondere im Verhältnis zu den weiteren Projektausgaben, angemessen ist und ob
- mit der Pauschale die Personalausgaben von Stammmitarbeitenden der antragsstellenden Person (ganz oder teilweise) finanziert werden und dadurch ggf. das Besserstellungsverbot für den Antragstellenden einschlägig wird.
Ausgabenarten, die Teil einer Pauschale sind, dürfen nicht zusätzlich im Finanzierungsplan als eigene Ausgabenart und mit einer konkreten Summe aufgeführt werden.
In besonderen Fällen kann es sachgerecht sein, einen Teil der Stammausgaben über die Zuwendung anteilig mitzufinanzieren. Zu beachten ist hierbei, dass immer nur die Stammausgaben zuwendungsfähig sein können, für die der antragstellenden Person keinerlei andere Mittel zur Verfügung stehen und die nachweislich auf das konkrete Projekt zurückzuführen sind. Soweit möglich sollte aus den o.a. Gründen dabei auf eine Pauschalierung verzichtet werden. Soll eine Verwaltungsausgabenpauschale bei einem nicht gewerblich organisierten Zuwendungsempfangenden einen Anteil seiner Stammausgaben enthalten, müssen zunächst die ausschließlich durch das Projekt bedingten notwendigen Ausgaben und die durch das Projekt gebundenen Stammausgaben konkret beschrieben werden und zwar über konkrete Tätigkeitsbeschreibungen und vorhandene Arbeitsverträge, eine konkrete Aufgabenbeschreibung mit Zeitaufwand für und außerhalb des Projekts.
Für Mitarbeitende im Projekt sind monatliche Tätigkeitsnachweise zu führen, die von Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterzeichnet werden. Darin sind Arbeitszeitanteil, Funktion und Aufgaben im Projekt zu dokumentieren.