Le ministère fédéral des Affaires étrangères utilise vos données à caractère personnel pour traiter votre demande. On entend par « données à caractère personnel » toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Afin de vous informer du traitement des données à caractère personnel et de satisfaire à notre obligation d’information conformément aux articles 13 et 14 du RGPD, nous vous communiquons ce qui suit :

Qui est responsable du traitement de mes données et qui est le délégué à la protection des données ?

La responsabilité du traitement de vos données à caractère personnel conformément à l’article 4, paragraphe 7, du RGPD incombe au ministère fédéral des Affaires étrangères et aux missions diplomatiques ou consulaires allemandes à l’étranger qui constituent conjointement une seule administration fédérale.

[bitte ergänzen: Auslandsvertretung der Bundesrepublik Deutschland in postalische Anschrift, E-Mailadresse, Telefonnummer]

Auswärtiges Amt

Werderscher Markt 1

D-10117 Berlin

(Adresse postale : Auswärtiges Amt, D-11013 Berlin).

Tél. : +49 30 18-17-0

Fax : +49 30-18-17-3402

Site Internet : www.auswaertiges-amt.de

Formulaire de contact

Vous pouvez contacter le délégué à la protection des données du ministère fédéral des Affaires étrangères comme suit :

Datenschutzbeauftragter des Auswärtigen Amts

Werderscher Markt 1

D-10117 Berlin

Tél. : + 49 30 18-17 0

Formulaire de contact (en allemand)

Quelles données la mission diplomatique ou consulaire traite-t-elle quand je demande un visa et d’où viennent ces données ?

Les catégories de données à caractère personnel traitées comprennent les données demandées dans le cadre du formulaire de demande de visa. En règle générale, en font notamment partie votre nom de famille, votre nom de naissance, votre prénom, votre date et votre lieu (y compris votre pays) de naissance, votre sexe, votre (ou vos) nationalité(s), votre état civil, votre adresse actuelle, votre numéro de téléphone, votre courriel, votre profession, des informations sur votre document de voyage (type de document, numéro de série, État et autorité de délivrance, date de délivrance, durée de validité), une photo d’identité et vos empreintes digitales.

Dans le cadre d’une demande de visa national, d’autres données sont nécessaires, comme des indications sur l’épouse ou l’époux / le ou la partenaire, sur les enfants, sur les parents, sur les précédents séjours, sur la raison du séjour prévu, sur les antécédents judiciaires, sur les expulsions, sur les reconduites à la frontière, sur les pathologies médicales.

Les catégories de données indiquées proviennent des renseignements que vous fournissez dans le cadre de la procédure de visa.

Quelles données la mission diplomatique ou consulaire traite-t-elle quand j’établis une lettre d’invitation pour une personne qui demande un visa et d’où viennent ces données ?

Les catégories de données à caractère personnel traitées comprennent les données demandées sur l’hôte dans le cadre du formulaire de demande de visa. En font notamment partie votre nom de famille et votre prénom, votre adresse et votre courriel.

Les catégories de données désignées ci-dessus proviennent des renseignements que vous avez fournis dans la lettre d’invitation et des renseignements fournis par le demandeur dans le cadre de la procédure de visa.

Pourquoi mes données sont-elles recueillies et que se passe-t-il si elles ne le sont pas ?

Vos données sont recueillies parce que c’est nécessaire et prévu par la loi pour mener la procédure de visa dans les règles. Lorsque vous déposez une demande de visa, il vous incombe, en vertu de l’article 82 de la loi allemande sur le séjour (AufenthG), de fournir les données utiles au traitement de cette demande et de donner les renseignements nécessaires. Si vous ne fournissez pas vos données, votre demande peut être rejetée et des frais de traitement seront retenus.

Quelles sont les finalités du traitement de mes données et quelle est la base juridique de ce traitement ?

Le traitement de vos données à caractère personnel est exclusivement destiné à assurer le bon déroulement de la procédure de visa.

Ses bases juridiques sont l’article 6, paragraphe 1, points c) et e), et l’article 6, paragraphe 2, du règlement (UE) 2016/679 (RGPD) lus conjointement avec le règlement (CE) nº 767/2008 (règlement VIS) et le règlement (CE) nº 810/2009 (code des visas), y compris ses annexes et les articles 72a et suivants de la loi allemande sur le séjour (AufenthG) et l’article 69 du règlement allemand relatif au séjour des étrangers (AufenthV) ainsi que le règlement allemand d’application de la loi allemande sur le registre central des étrangers (AZRG-DV), la loi allemande sur le fichier d’alerte en matière de visas (VWDG) et, le cas échéant, d’autres dispositions spéciales ou l’article 3 de la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG 2018).

Pendant combien de temps mes données sont-elles conservées ?

Vos données sont effacées dès lors qu’elles ne sont plus nécessaires à la procédure de visa. En général, les données sont effacées deux ans après la fin de la procédure de visa, au plus tard cependant cinq ans après la décision définitive sur votre demande de visa.

Qui reçoit mes données ?

Vos données ne sont transmises à des tiers que si c’est nécessaire au bon déroulement de la procédure de visa. Dans le cadre de la procédure, vos données à caractère personnel peuvent ainsi être transmises aux autorités nationales allemandes compétentes, aux services des visas compétents ainsi qu’aux autorités centrales compétentes d’autres États membres de l’espace Schengen ou aux autorités compétentes de votre lieu de résidence habituelle. Une transmission à des destinataires situés en dehors de l’Union européenne est possible uniquement dans le respect du chapitre V du RGPD.

Si un prestataire extérieur est chargé de la réalisation de certaines étapes de la procédure de visa, il recueille vos données ou elles lui sont transmises, dans la mesure où cela s’avère nécessaire au déroulement de la procédure. Dans le cadre de son mandat, le prestataire de traitement des demandes de visa extérieur réceptionne les demandes de visa et les transmet à l’ambassade ou au consulat général. Le prestataire de traitement des demandes de visa traite les données à caractère personnel pour le compte du ministère fédéral des Affaires étrangères en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Le responsable du traitement des données reste le ministère fédéral des Affaires étrangères (nom et coordonnées du responsable : voir le point 1). Le sous-traitant garantit que le traitement de vos données se fait en conformité avec les exigences du RGPD et de la loi BDSG et que la protection de vos droits est assurée. À cette fin, le ministère fédéral des Affaires étrangères a conclu avec le sous-traitant un contrat contenant les prescriptions de l’article 28, paragraphe 3, du RGPD et garantissant que vos données sont gérées avec diligence.

Les données, la photo d’identité et les empreintes digitales requises dans le formulaire de demande de visa Schengen (visa de catégorie C) ainsi que les données relatives à la décision concernant votre demande ou à une décision concernant l’annulation, la suspension ou la prolongation d’un visa sont saisies dans le système d’information sur les visas (VIS) et y sont conservées pendant une durée maximale de cinq ans. Au cours de cette période de cinq ans, les autorités en charge des procédures d’octroi de visa, les autorités compétentes en matière de contrôle des visas aux frontières extérieures et dans les États membres ainsi que les services de l’immigration et les autorités chargées des questions d’asile dans les États membres ont accès aux données afin de vérifier si les conditions relatives à l’entrée légale sur le territoire des États membres et le séjour régulier sur ledit territoire sont remplies, afin d’identifier les personnes qui ne remplissent pas ou ne remplissent plus lesdites conditions, afin de vérifier une demande d’asile et d’identifier le service compétent pour cette vérification. Pour éviter et déceler les actes terroristes et autres crimes graves ainsi que pour mener les enquêtes relatives auxdits crimes, des autorités spécifiques au sein des États membres ainsi qu’Europol peuvent avoir accès à ces données sous certaines conditions. L’autorité de l’État membre responsable du traitement des données est l’Office fédéral d’administration : Bundesverwaltungsamt, D-50728 Köln, eu-zentrale-services@bva.bund.de. De plus amples informations sur le traitement des données dans le VIS sont disponibles ici (en allemand).

Le traitement des données dans le VIS s’opère en coopération avec le ministère fédéral des Affaires étrangères. Dans ce cadre, l’Office fédéral d’administration et le ministère fédéral des Affaires étrangères ont conclu un accord relatif à la responsabilité conjointe du traitement des données à caractère personnel conformément à l’article 26 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Pour plus d’informations à ce sujet, veuillez cliquer ici (en allemand).

Les demandes de renseignement relatives aux données vous concernant conservées dans le VIS ainsi que sur l’État membre qui les a transmises au VIS peuvent être déposées ici (formulaire en allemand) auprès de l’Office fédéral d’administration.

Quels droits liés à la protection des données puis-je faire valoir en tant que personne concernée ?

En tant que personne concernée, vous avez, si vous remplissez les conditions requises, les droits suivants :

• droit d’accès (art. 15 du RGPD),

• droit de rectification (art. 16 du RGPD),

• droit à l’effacement (art. 17 du RGPD),

• droit à la limitation du traitement (art. 18 du RGPD),

• droit à la portabilité des données (art. 20 du RGPD) et

• droit d’opposition (art. 21 du RGPD).

Où puis-je adresser une réclamation ?

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données concernant le traitement de vos données à caractère personnel. L’autorité de contrôle compétente pour le ministère fédéral des Affaires étrangères et les missions diplomatiques ou consulaires allemandes à l’étranger est la commissaire fédérale à la protection des données et au droit à l’information :

Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Str. 153
D-53117 Bonn, Tél. : +49 228-997799-0,

poststelle@bfdi.bund.de

www.bfdi.bund.de