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Eventmanagement im Auswärtigen Amt (Ute, KSA '11)

Im Schloss Bellevue kurz vor dem Staatsbankett

Im Schloss Bellevue kurz vor dem Staatsbankett, © AA

08.08.2012 - Artikel

Anders, als man es möglicherweise in Erinnerung an den Deutschunterricht vermuten könnte, hat die Protokollabteilung nichts mit dem Verfassen von Niederschriften zu tun. Vielmehr ist sie so etwas wie die Eventmanagement-Abteilung der Bundesregierung. Ute blickt auf ihr fünfmonatiges Inlandspraktikum in der Protokollabteilung zurück.

In den letzten Monaten hat sich so einiges getan an unserer kleinen Akademie auf Reiherwerder: Die Anwärter der „älteren“ Lehrgänge haben ihre Ausbildung abgeschlossen und sich auf in die weite Welt gemacht, auf ihre ersten richtigen Posten. Selbst die meisten Ihrer Nachfolger, die „Neuen“ hier in Tegel, sind in Wirklichkeit schon eine ganze Weile dabei. Und wir – die Konsulatssekretärsanwärter aus dem Jahrgang 2011 – haben mittlerweile auch unseren zweiten Ausbildungsabschnitt erfolgreich abgeschlossen. Genau der richtige Zeitpunkt also, um noch einmal auf unser fünfmonatiges Inlandspraktikum zurückzublicken, in dem wir die tägliche Arbeit eines Sachbearbeiters im gehobenen Auswärtigen Dienst am eigenen Leibe erleben durften.

So unterschiedlich unsere Einsatzbereiche waren – von der inneren Verwaltung über humanitäre Hilfsprojekte, Außenwirtschaftsförderung und allerlei rechtliche Fragen bis hin zur auswärtigen Kultur- und Bildungspolitik (siehe Tagebucheintrag von Stefan) – so unterschiedlich waren auch unsere Erfahrungen. Mich selbst hat es in die zweitkleinste der zehn Abteilungen des Auswärtigen Amtes verschlagen: in das Protokoll. Anders jedoch, als man es möglicherweise in Erinnerung an den Deutschunterricht vermuten könnte, hat die Protokollabteilung nichts mit dem Verfassen von Niederschriften zu tun. Vielmehr ist sie so etwas wie die Eventmanagement-Abteilung der Bundesregierung. Wann immer ein ausländisches Staatsoberhaupt die Bundesrepublik besucht, die Bundeskanzlerin zu einer internationalen Konferenz in Deutschland lädt oder ins Ausland reist, oder der Außenminister ein Mittagessen für seinen ausländischen Amtskollegen gibt, will so Einiges zuvor gut organisiert werden.

Der Schwerpunkt des Bereichs, in dem ich eingesetzt war, lag meist auf dem kulinarischen Aspekt solcher Veranstaltungen. Denn wo besprechen sich wichtige politische Fragen besser als bei einem leckeren Essen? Unsere Arbeit begann in der Regel mit der Suche nach einer geeigneten Örtlichkeit – sofern diese noch nicht von dem Gastgeber vorgegeben war. Wenn die Teilnehmer ebenfalls noch nicht feststanden, mussten außerdem zahlreiche Einladungen geschrieben und verschickt und die Rückmeldungen gesammelt werden . Parallel hierzu lief bereits die Suche nach einem geeigneten Menü – selbstverständlich unter Berücksichtigung der persönlichen Vorlieben von Gastgebern und Gästen. Sobald die Teilnehmerliste und die Menüauswahl feststand, wurden Menü- und Tischkarten gedruckt beziehungsweise von den Kalligraphen handgeschrieben. War dies alles soweit erledigt, so blieb nur noch zu klären: Wo soll eigentlich der Ehrengast sitzen? Und wo der Gastgeber? Und wie werden die übrigen Gäste am Tisch platziert? Auch diese Fragen müssen stets gut durchdacht sein, damit eine angenehme Gesprächssituation gegeben ist. Nur wenn am Ende alle Beteiligten mit der Veranstaltung zufrieden sind - und somit die Grundlage für fruchtbare Verhandlungen gelegt ist - dann ist das Ziel erreicht, und der Protokollsachbearbeiter hat in diesem Fall alles richtig gemacht.

Zugegeben: die Protokollarbeit ist sicherlich nicht die Tätigkeit, die einem zuerst in den Sinn kommt, wenn man mit dem Gedanken spielt, sich für den gehobenen Auswärtigen Dienst zu bewerben. Tatsächlich unterscheidet sie sich in vielerlei Hinsicht von anderen Sachbearbeitertätigkeiten: Mit dem, was man uns KSAs im Grundstudium mit auf den Weg gegeben hat, hat sie wenig, um nicht zu sagen: Nichts zu tun. Für vieles gibt es keine festen Regeln, sondern es kommt allein auf Erfahrungswerte, gesunden Menschenverstand und manchmal auch ein bisschen Improvisationsvermögen an. Auch was die Arbeitszeiten angeht, ist etwas mehr Flexibilität gefragt als anderswo. Schließlich kann man sich nicht aussuchen, wann die nächste Veranstaltung geplant ist und wie lange sie dauert. Belohnt wird man hierfür mit einer wirklich interessanten und angenehmen Arbeitsatmosphäre. Zwar wird die Protokollabteilung nie wirklich politische Entscheidungen treffen, dafür ist der einzelne Sachbearbeiter in seiner Arbeit relativ frei. Außerdem darf er nach langer Zeit des Planens und Vorbereitens auch einmal sein Büro verlassen und live mit dabei sein, um die Veranstaltung, das Ergebnis seiner Arbeit, vor Ort zu begleiten.

Obwohl im Protokoll also vieles nach ganz anderen Regeln läuft – vielleicht aber auch gerade deswegen – habe ich es nie bedauert, durch mein Praktikum einen Einblick in diese etwas andere Abteilung erlangt zu haben. Die Zeit dort hat mir wieder einmal gezeigt, wie vielseitig eben nicht nur die Einsatzorte, sondern auch die Tätigkeiten im gehobenen Auswärtigen Dienst sein können.

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